기업 성장에 기여하는 지출 관리 방법과 전략
타이트한 지출 관리
지출 관리란
지출 관리는 기업이 효율적으로 돈을 사용하고 관리하는 모든 활동을 의미합니다. 기업은 자금 흐름을 파악하고 통제하여 수익성을 높일 수 있습니다. 또한, 지출 관리는 지출 관련 부정행위를 예방하고 자산을 안전하게 관리합니다. 관련 법규를 준수하기 위한 시스템과 절차를 마련하는 것 역시 지출 관리입니다. 타이트한 지출 관리를 통해 기업은 자금 흐름을 파악하고 통제하여 재정 위험을 예방하고 재무 건전성을 유지할 수 있습니다.
지출 관리의 기능
운영 효율성
지출 관리를 통해 기업은 비용을 효율적으로 활용할 수 있습니다. 운영 효율성이 높아지면 기업은 자연스럽게 이윤을 극대화할 수 있습니다.
리스크 관리
기업은 비용으로 인한 리스크를 줄일 수 있습니다. 운영 효율성을 통해 이윤을 극대화했다면, 리스크 관리를 통해 손실을 최소화하여 기업의 안정성을 확보할 수 있습니다.
투명성과 통제력
지출 관리는 기업에 일정 수준의 투명성과 통제력을 제공합니다. 이때 지출 관리는 구성원으로 하여금 무분별한 지출을 방지하는 장치가 되곤 합니다. 기업의 경쟁력을 유지하고 지속적인 성장을 가능케 하는 원동력이 될 수 있습니다.
지출 관리의 방식
수기/Excel을 통한 관리
수기로 영수증을 관리하거나, 엑셀 스프레드시트를 활용하여 전표를 입력하는 방식입니다. 보통 경비 처리에 소요되는 시간이 가장 길고, 인적 오류 발생률이 높습니다.
ERP/그룹웨어를 통한 관리
ERP나 그룹웨어는 기업의 다양한 업무를 관리하도록 개발되었습니다. 인사, 급여, 재고관리 등 기업이 필요로 하는 다양한 기능을 제공하고 있습니다. 다만, 비용 관리에 특화된 기능을 제공하지 않기 때문에 고도화된 지출 관리는 어렵습니다.
지출 관리 솔루션
지출 관리 솔루션은 기업의 비용을 전문적으로 관리하는 솔루션입니다. 포레스터 리서치(Forrester)에 따르면 미국 기업은 출장 비용을 처리하는데 있어 36%의 기업이 웹/클라우드 기반 솔루션(SaaS)을 활용하고 있습니다. 이는 ERP/회계 패키지 모듈(22%), 회사에서 제작한 맞춤 애플리케이션(19%), 수기/스프레드 기반 솔루션(16%)보다 높습니다.
지출 관리에서 SaaS를 도입하는 이유는 크게 두 가지입니다.
첫째, 투입 비용이 적습니다. SaaS는 구축형 솔루션과 다르게 서버 비용, 내부 유지보수 인력이 필요하지 않습니다. 또한, 초기 구축비가 없거나 현저히 적습니다. 무엇보다 월 비용도 구축형 대비 약 60% 이상 저렴하다는 특징이 있습니다.
두 번째로, 확장성이 높습니다. 지출 관리는 다른 업무보다 변화가 많습니다. 내외부 정책, 조직 규모에 따라 필요한 기능, 인력 구성 등이 항상 변화합니다. 구축형 솔루션은 즉각적으로 대응하기 어렵지만, SaaS는 이미 모든 기능을 갖추고 있는 경우가 많은데요. 따라서 변화에 대한 대응이 유연하고 비용이 적게 소요됩니다.
직관적인 비용 가시성 확보
비용 가시성
비용 가시성은 기업의 운영, 제품, 서비스 및 프로젝트에서 발생하는 비용을 추적, 측정 및 분석하는 능력입니다. 기업이 지출을 최적화하고 수익성을 개선하며 전략적 목표를 달성하는 데 도움이 되는데요. 따라서 비용 가시성을 확보하는 것은 재무 관리의 시작이라고 할 수 있습니다.
비용 가시성을 확보해야 하는 이유
자금 흐름 파악
비용 가시성 확보를 통해 기업은 자금 흐름과 현황을 실시간으로 파악할 수 있습니다. 이를 바탕으로 예산을 수립하고 집행할 수 있는데요. Certify에 다르면 43%의 기업은 출장 및 엔터테인먼트 지출에 대한 가시성을 확보하는 것이 자동화의 원동력이라고 응답했습니다.
낭비되는 비용 최소화
예산 수립이 정확하지 않으면 낭비되는 비용이 발생하여 기업 성장을 저해합니다. 기업은 비용 관리 솔루션을 통해 비용 가시성을 확보하고 낭비되는 비용을 줄일 수 있는데요. 포레스터 리서치(Forrester)가 재무&IT 관리자 대상으로 진행한 기업 비용 관리의 디지털 전환에 대한 설문조사에 따르면, 기업 비용 관리 개선이 비즈니스 운영의 비용을 절감하고 효율성을 높이는데 중요하다고 응답한 비율이 전체 응답자의 74%였습니다.
투명한 비용 정책
비용 정책
비용 정책은 기업에서 지출하는 비용의 가이드라인, 지출 방법, 사용 목적, 금액 기준 등을 의미합니다. 비용 정책 준수를 통해 자동으로 비용 현황을 모니터링하여 어뷰징을 감소시킬 수 있습니다.
비용 정책 수립의 긍정적인 효과
건강한 기업 문화 형성
투명한 비용 정책 수립을 통해 구성원은 정책을 자율적으로 준수하게 됩니다. 이 과정에서 기업 비용 관리 솔루션을 사용하면 평균 정책 준수율이 26% 포인트 증가한다고 Aberdeen Group은 밝혔습니다. 건강한 기업 문화는 임직원의 사기를 진작시키는 역할을 합니다. 이는 업무까지 연결되어 기업 성장의 밑거름이 됩니다.
프로젝트 비용 관리가 곧 비즈니스의 성장
프로젝트 비용 관리가 중요한 이유
비즈니스 성장과 직결
모든 기업은 프로젝트가 모여서 운영되는 구조입니다. 따라서 프로젝트 비용을 관리하는 것은 프로젝트의 성공을 넘어 전체 비즈니스의 성장과도 직결됩니다. 또한, 집행한 프로젝트 비용을 정확하게 파악할 수 있습니다. 이를 바탕으로 다음 프로젝트 예산을 낭비 없이 계획할 수 있습니다.
영업 기회도 프로젝트
간혹 기업에선 프로젝트를 거창하게 생각하는 것 같습니다. 프로젝트는 일정한 기간 안에 일정한 목적을 달성하기 위해 수행하는 업무의 묶음을 의미합니다. 특정한 목적을 갖고 진행되는 업무 대부분은 프로젝트에 해당한다고 볼 수 있는데요. 특히 영업 사원의 영업 기회 역시 프로젝트입니다.
영업 기회별 비용 측정이 어려운 이유
영업 기회를 프로젝트라고 생각하면 더욱 복잡하게 느껴집니다. 영업 활동에 사용된 비용을 측정하기 어렵기 때문입니다. 보통 영업 사원은 다양한 필드에서 많은 영업을 동시에 진행하는 경우가 많습니다. 비용이 분산되고, 비용의 유형이 다양하므로 특정 항목이 어떤 영업에 사용된 금액인지 분류하기 어렵습니다.
또한, 영업 특성상 외근이 많기 때문에 매번 엑셀 스프레드시트나 수기로 작성하는 것이 어렵기 때문입니다. 매번 엑셀 스프레드시트나 수기로 영업에 사용한 비용을 기록하는 것은 어려운 일입니다. 여전히 95% 이상의 기업은 수기, 엑셀 스프레드시트에 의존하여 비용 처리를 하고 있는데요. 수기 진행 시 전표 입력에만 약 3.5일이 소요되는 것으로 나타났습니다.
비용 관리 솔루션과 CRM의 연동: 영업 비용 관리와 업무 효율성 증대
비용 관리 솔루션을 활용하면 영업 비용을 간편하게 관리하고, 업무 효율성을 높일 수 있습니다. 많은 기업이 영업 관리에 CRM(Customer Relationship Management, 이하 CRM)을 활용하고 있는데요. 대표적인 CRM은 세일즈포스, 허브스팟 등이 있습니다. CRM은 영업 활동에 필요한 기능(고객 관리, Deal 규모, 영업 기회 단계 등)을 제공합니다. 영업 사원의 매출 목표를 위해 필수적인 툴이라고 볼 수 있는데요.
다만 CRM에선 비용 관련 기능을 제공하지 않습니다. 이때, CRM과 비용 관리 솔루션을 연동한다면 더욱 정확한 ROI를 측정할 수 있습니다. 우선 영업 사원마다 정확한 ROI를 측정할 수 있습니다. 이를 바탕으로 직원별로 영업 Deal에 대한 상세한 리뷰를 할 수 있습니다. 또한, 측정된 ROI를 기반으로 개인에 대한 평가와 보상 관련해서도 명확한 기준을 세울 수 있는데요. Deal의 중요도에 따라 적재적소에 투입 인력도 결정할 수 있습니다. 또한, 비용 관리 솔루션을 통해 Deal에 들어가기 전에 예상되는 소요 비용도 시뮬레이션 할 수 있습니다.
정리
SaaS를 활용하여 지출 관리를 타이트하게 할 수 있습니다.
비용 가시성을 확보하여 기업의 자금 흐름을 파악해야 합니다.
투명한 비용 정책을 수립하여 건강한 기업 문화 정착, 성장에 기여할 수 있습니다.
영업 기회별 프로젝트 비용 관리를 통해 업무 효율을 높일 수 있습니다.
이처럼 오늘은 지출 관리를 통해 기업 성장에 기여하는 방법을 알아보았습니다. 지출 관리는 기업의 운영 효율성을 높이고, 재무 건전성을 유지하는 데 크게 기여합니다. 지출 관리를 자동화하여 기업 성장에 기여하고 싶다면 비용 관리 솔루션 스팬딧을 도입해보세요.