대기업의 비용 관리 시스템을 개선하려면

대기업의 비용 관리

많은 대기업이 ERP나 그룹웨어, 엑셀 등을 통해 기업의 지출과 비용을 관리하고 있습니다. 자본이 많고 다양한 요구사항이 있는 대기업 재무회계팀의 특성상 IT 인프라와 시스템을 사내에 직접 구축하는 온프레미스(On-premise)형을 채택한 기업이 많습니다. 온프레미스형 솔루션은 처음 구축할 때, 기업의 상황에 맞게 커스터마이즈가 가능하고 소프트웨어를 기업이 직접 제어할 수 있기 때문에 한때 주목받곤 했습니다.

다만, 온프레미스형은 기업에서 직접 관리, 유지보수를 해야 하기 때문에 초기 비용은 물론 정기적으로 투입되는 비용이 만만치 않습니다. 게다가 초기 도입한 솔루션은 기능은 물론 UI·UX 측면에서도 낙후된 경우가 많습니다. 오래된 시스템에서는 비즈니스 성장에 따른 확장이 어렵고 유연성이 부족합니다.

오래된 온프레미스형 솔루션을 관리하는 전산 담당자라면 월말에 트래픽이 몰리며 시스템이 과부하를 일으킨 경험이 있을지도 모르겠습니다. 회계 업무의 특성상 월말에 보고서 작성 등이 몰리기 때문입니다. 하지만 단순 서버 증설만으로는 최근 업무 환경에 적용하기에 충분하지 않다는 것도 체감하셨을 겁니다.

우선 대부분 오래된 온프레미스형 솔루션의 경우, Web 환경에서만 사용할 수 있고 모바일 환경은 사용할 수 없기 때문에 즉각적인 지출 및 비용 관리를 할 수 없다는 단점이 있습니다. 그마저도 내부 서버에서만 접속이 가능한 경우, 출장이나 외근이 많은 직군은 보고서 작성을 위해 불필요한 리소스를 투입해야 하는 경우도 생깁니다.

또한, 최근 E-Accounting(이어카운팅, 전자회계) 시스템에 요구되는 다양한 기능을 갖추지 못한 경우가 많습니다. 이러한 기능이 미비한 경우, 재무회계팀의 업무에 비효율이 발생할 수 밖에 없습니다.

그 첫 번째 업무는 전표 입력입니다. 대기업은 지출이 많은 만큼 그 과정에서 발생하는 전표의 양도 상당합니다. 따라서 대기업 재무회계팀에게 ERP 전표 입력하는 일이란 특히 애를 먹는 업무입니다. 전표를 직접 입력하는 경우 수동 처리로 인한 시간 낭비와 인적 오류 발생 가능성이 있습니다.

두번째 업무는 규정 검토입니다. 기업의 완벽한 지출 및 비용 관리를 위해서는 모든 비용이 규정에 맞게 쓰였는지 확인할 수 있어야 합니다. 비용 규정은 법인·조직·직군별로 다릅니다. 하지만 오래된 시스템에서는 다양한 비용 규정을 적용할 수 없거나 즉각적인 규정 준수 검토가 어렵습니다. 규정 검토를 할 수 없으면 비용 가시성 부족으로 예산을 통제하기 어렵습니다.

최근에는 오래된 온프레미스형 솔루션 대비 SaaS(Software as a Service, 서비스형 소프트웨어)의 장점이 주목받으며 대기업에서도 구축형 대신 클라우드 기반 SaaS 솔루션을 도입하는 사례가 늘고 있습니다.

스팬딧: 대기업을 위한 비용 관리 솔루션

스팬딧은 하림, GS 등 국내 대기업이 사용하는 기업 지출 및 비용 관리 솔루션입니다. 스팬딧을 통해 지출·지급·거래처 관리 등 재무회계팀의 E-Accounting 업무를 효율적으로 처리할 수 있습니다. 특히 스팬딧은 오픈 API를 통해 다양한 ERP 및 그룹웨어와 연동할 수 있어, 기존 시스템 환경을 유지하면서 도입할 수 있다는 장점이 있습니다. 스팬딧을 도입하면 기존 오래된 E-Accounting 시스템에서 발생하는 문제를 해결할 수 있습니다.

전표 입력 자동화

스팬딧을 통해 전표입력을 자동화할 수 있습니다. 스팬딧은 Pre-accounting 솔루션으로 전표입력을 위해 필요한 데이터를 제공합니다. 연동된 결제 수단에서 발생한 지출을 자동으로 등록해 드리며, 스팬딧의 전표는 ERP 상에 미결전표로 생성, 확정전표로 바꿔주시면 전표 입력이 자동으로 완료됩니다.

규정 검토 자동화

스팬딧의 폴리시 기능을 통해 규정 검토 및 컴플라이언스 업무를 자동화할 수 있습니다. 법인·조직·직군별 비용 규정을 설정할 수 있습니다. 그뿐만 아니라, 시급, 일비 등 비용별 한도 역시 설정할 수 있습니다. 지출 등록, 보고서 제출 시 해당 지출의 규정 위반 여부를 자동으로 검토하고, 피드 탭을 통해 알려 드리고 있습니다. 또한, 스팬딧의 애널리틱스 기능을 통해 기업의 비용 현황을 손쉽게 파악할 수 있습니다.

오늘은 스팬딧을 통해 대기업의 오래된 비용 관리 시스템을 개선하는 방법에 대해 알아보았습니다. 온프레미스형 솔루션을 사용하시면서 개선의 필요성을 느끼셨다면 기업 지출 및 비용 관리 SaaS인 스팬딧에 문의해주세요. 스팬딧의 전문 매니저가 친절하게 상담을 도와드리겠습니다.