비용 관리 솔루션과 그룹웨어의 통합 활용
끊임없이 진화하는 현대의 비즈니스 환경에 있어 업무의 효율성과 생산성은 성공의 핵심이라 볼 수 있습니다. 그에 따라 프로세스 기반의 방법론과 IT 기술이 날로 발전하고 있습니다. 따라서 현명한 조직은 업무 프로세스의 효율적 개선이 생산성 향상으로 이어지고, 이를 통해 비로소 지속적인 성장이 가능함을 잘 알고 있습니다. 시대적 흐름에 발맞추어 업무의 많은 부분을 IT 프로세스로 자동화하는 것이 곧 기업의 미래를 결정짓는다는 사실 또한 간과하지 않은 채 말이지요.
실제로 성장을 주도하고자 애쓰는 미래 지향적 기업들이 조직의 문화와 업무 프로세스를 더욱 효과적으로 혁신하기 위한 시스템 투자에 많은 시간을 할애하고 있습니다. 이들 기업은 최대한 많은 부분의 업무 프로세스를 자동화하고, 종이 기반의 기록 또는 업무 양식을 최대한 디지털화하는 것에 집중합니다. 그리고 이를 위해 기업은 업무 프로세스의 디지털화 및 SaaS(Software as a Service)의 도입을 통해 생산성을 높이고 효율을 극대화고자 합니다. 수동적이고 반복적인 업무량을 줄여, 임직원들이 더욱 전략적인 업무에 집중할 수 있게 하여 비용 효율을 최적화하기 위함인 것이지요.
그렇다면 업무 프로세스의 디지털화와 효율적 리소스 활용을 위해 많은 기업이 선택한 대표적인 시스템은 무엇일까요?
1. 그룹웨어란?
1980년대 일본과 한국에서 등장하기 시작한 그룹웨어는 조직 간의 원활한 의사소통 및 효율적인 협업을 돕기 위한 업무용 소프트웨어를 뜻합니다. 쉽게 말해 기업 메일이나 기업 메신저, 전자결재 등 업무의 디지털화나 생산성에 도움을 주는 여러 가지 기능을 제공하는 기업의 솔루션이라고 할 수 있습니다. 시공간에 제약이 없는 스마트 오피스 구축을 통해 업무적 효율성을 증대하고자 하는 많은 기업이 도입하였고, 그룹웨어의 사용으로 디지털화된 업무 환경 속에서 임직원들은 더 효율적으로 일할 수 있게 된 것이지요.
그룹웨어는 주요 기능인 이메일이나 전자결재 외에도 사내 게시판, 캘린더, 조직관리, 근태관리, 문서관리 등 수십 가지의 기능이 포함되어 있습니다. 그뿐만 아니라 인사, 구매, 비용 등에 대한 다양한 관리가 가능하고 그 기능들이 서로 연동할 수도 있습니다. 이를 통해 연속성 있는 업무로 임직원들은 생산성을 더욱 높일 수 있게 되는 것이지요.
그렇다면 기업은, 여러 기능과 관리를 할 수 있는 그룹웨어 하나로 전사적 업무 환경을 모두 디지털화할 수 있을까요? 그룹웨어를 사용하고 있으면, 다른 업무 솔루션은 필요하지 않은 걸까요?
2. 그룹웨어 단독 사용의 한계점
그룹웨어는 업무 협업과 효율성 증대에 이바지하지만, 몇 가지 한계점 또한 존재합니다. 30여 년 전, 수직적 조직의 의사결정 체계를 기반으로 만들어진 그룹웨어의 기본 시스템은 협업 중심의 수평적 기업 문화에는 부적합한 부분이 있습니다.
그럴 뿐만 아니라 원하는 기능의 그룹웨어를 최신 상태로 유지하기 위해서는 최소 3개월에서 길게는 1년여의 구축 기간이 필요하며 이후 업데이트 및 유지보수를 위해서도 막대한 시간 및 비용이 소요될 수 있습니다. 또한 하나의 시스템 안에 여러 가지 기능을 담고 있어 그 깊이와 디테일이 부족할 수밖에 없고, 기존의 업무 도구나 소프트웨어와의 통합이 어려울 수도 있습니다.
특히 기업의 재무제표와 직결되는 ERP와의 양방향 연동이 어려운 그룹웨어는 기업이 필요한 사전 회계(Pre-accounting) 영역의 업무를 진행하는 데 있어 큰 한계점을 지닙니다. 재무 회계팀이 그룹웨어만을 사용하여 업무하였을 때의 제약사항에는 다음과 같은 내용들이 있습니다.
< 재무 회계 분야에서의 그룹웨어 제약사항 >
ERP와의 양방향 연동의 어려움: 사원/부서 코드, 프로젝트 코드 등의 관리 항목이 양방향 연동되지 않아 이원화될 수 있습니다. 또한 ERP에 수기로 전표 입력을 하여 휴먼에러가 발생할 수 있습니다.
비용 규정, 정책 세팅 및 자동 컴플라이언스 설정 불가: 비용 내역 및 적격 증빙(영수증 등)을 인적 자원이 직접 수기로 검토해야 하는 불편함이 있습니다.
전결 규정에 맞는 결재 체계 사전 설정 불가: 결재 라인이 잘못 지정된 경우, 회계 감사 지적 사항으로 벌금이 부과될 수도 있으며 회계팀에서 모든 보고서를 일일이 수기 검토해야 하는 어려움이 있습니다.
사전품의서 및 지출결의서 연동의 어려움: 임직원이 사전품의서를 작성하는 데 있어 회사의 규정을 수기로 확인해야 하며, 지출결의서와 함께 확인할 시에도 두 개의 보고서를 각각 확인해야 하는 불편함이 따릅니다.
거래처 수기 관리: ERP와 그룹웨어에서 거래처 정보를 별도로 관리해야 하기에, 거래처 계좌 정보 관리의 이원화로 횡령 가능성 또한 존재하여 기업이 재무 활동을 하는 데 있어 위협이 발생할 수 있습니다.
이처럼 정확성과 투명성을 동시에 필요로 하는 비용 처리 업무 및 사전 회계 업무에는 그룹웨어만으로는 해결되지 않는 영역들이 다양하게 존재합니다. 따라서 기업은 그룹웨어와 비용 관리 솔루션을 이원화하여 적절히 사용하는 것이 필요합니다.
3. 비용 관리 솔루션과 그룹웨어의 통합 활용
스팬딧과 같은 기업의 재무 회계 업무를 돕는 Pre-accounting 영역의 비용 관리 솔루션이 그룹웨어와 통합되어 활용될 시, 기업의 재무 회계 업무의 효율성과 생산성은 더욱 극대화될 것입니다. 그렇다면 앞서 살펴본 재무 회계상의 그룹웨어 제약사항에 대응하여 스팬딧이 줄 수 있는 해결책은 어떠한 것들이 있을까요?
<스팬딧이 그룹웨어와 함께 사용될 때의 이점>
OpenAPI를 통한 ERP와의 양방향 연동: 회계팀의 전표 입력시간을 80% 이상 감소시키며 회계 데이터의 정확성을 제공합니다.
비용별 세부 컴플라이언스 항목 설정: 비용 규정의 자동 매칭 기능으로 증빙 명세와 지출 내용 간의 대조 시간이 건당 95%가량 감소하고, 그에 따라 경비 규정 검토 시간 또한 70% 이상 줄어듭니다.
결재 체계의 자동 지정 및 다양한 전결 규정 세팅: 매번 세팅해 줘야 하는 그룹웨어의 전자결재와 달리, 스팬딧 내의 고도화된 승인라인은 한 번의 설정으로 용도별, 전결 규정에 맞는 보고서를 손쉽게 사용할 수 있습니다. 이에 따라 기업은 회계 감사 지적 사항을 감소시킬 수 있고, 보고서 당 결재라인 검토 시간 또한 95% 이상 대폭 축소할 수 있습니다.
사전 품의/지출결의 일원화 관리: 사전 품의 작성 자동화로 임직원의 보고서 작성 시간이 75% 이상 감소하고, 사전 품의와 지출결의 내역의 대조 검토 시간 또한 80% 이상 감소합니다.
편리한 거래처 관리: ERP와의 연동으로 거래처 내역 관리가 한 곳에서 가능해지고, 이로 인한 횡령 가능성 또한 차단됩니다.
이와 같은 이유로 인해 실제 많은 기업이 그룹웨어와 함께 스팬딧을 통합 활용하고 있습니다. 그룹웨어의 단독 사용으로 회계 업무의 한계점과 불편함을 느낀 고객이 더욱 효율적인 비용관리를 위해 Pre-accounting 솔루션인 스팬딧을 추가 도입하게 된 것이지요.
4. 스팬딧의 Pre-Accounting
이처럼 스팬딧은 그룹웨어만으로는 해결할 수 없는 사전 회계 영역의 한계성을 충분히 파악하고, 업무의 목적에 부합하기 위해 만들어진 비용 관리 솔루션입니다. 그에 따라 앞서 살펴본 측면 이외에도, 그룹웨어의 단독 사용만으로는 해결될 수 없는 Pre-accounting의 많은 영역에 걸쳐 고객들의 요구사항을 스팬딧이 구현할 수 있습니다.
다음은 그룹웨어로는 처리할 수 없는 스팬딧의 다양한 Pre-Accounting 기능입니다.
비용의 확인: 법인카드 내역의 실시간 데이터 확인이 불가한 그룹웨어와 달리, 스팬딧은 법인카드 및 개인카드 내역의 실시간 확인이 가능합니다. 또한 승인 내역만을 제공하는 그룹웨어와 달리, 스팬딧은 매입 내역까지 제공할 수 있어 해외명세 환차 처리에 용이합니다.
부분 반려: 지출 내역의 부분 반려가 불가한 그룹웨어 내 전자결재 시스템과는 달리, 스팬딧의 보고서는 부분 반려가 가능합니다. 그뿐만 아니라 반려 보고서 작성 기능으로 임직원들은 손쉽게 반려 사유를 확인할 수 있어 불필요한 사후 커뮤니케이션을 대폭 줄일 수 있습니다.
지출 스플릿: 한 개의 영수증을 여러 부서의 비용으로 처리하는 것이 불가한 그룹웨어와 달리, 스팬딧에서는 법인/개인카드 및 세금계산서 비용을 계정과목별, 인별, 부서별 등으로 비용처리 하는 것이 가능합니다.
분석: 비용 내역에 대한 엑셀 데이터를 내려받을 수 없는 그룹웨어와 달리, 스팬딧을 통해서는 기본 16개 및 추가 45개의 항목에 대해 커스터마이징된 엑셀 양식으로 내려받을 수 있습니다.
환급 확인: 그룹웨어에서는 실지급일 정보 확인이 불가능하지만, 스팬딧 내에서는 개인 비용에 대한 환급 시 재무 회계 팀과 사용자 간 양방향 확인 알림이 가능합니다.
보고서 작성: 지출 내역별 및 카드별로 지출결의서를 작성해야 하는 그룹웨어와 달리, 스팬딧은 1건의 보고서 내 다 건의 비용 명세를 첨부할 수 있습니다. 이에 따라 여러 장의 카드 내역 또한 하나의 보고서에 첨부할 수 있습니다.
경비 사용 용도 설정: 그룹웨어는 해당 시스템이 지원하는 약 20개의 항목에 대해서만 경비 항목 선택이 가능한 반면, 스팬딧은 경비 사용 용도에 맞게 세부적 커스터마이징이 가능합니다.
부가세 항목 설정: ERP 전표 입력 시 매입 세액 공제/불공제 내역을 수기로 작성하고 확인해야 하는 그룹웨어와 달리, 스팬딧은 경비 사용 용도를 자동으로 분류해 매입세액 공제/불공제 내역을 설정할 수 있습니다.
이처럼 그룹웨어와 Pre-accounting 비용 관리 솔루션 스팬딧을 효과적으로 결합함으로써, 기업은 재무 회계적 비즈니스 효율성을 극대화할 수 있습니다. 버티컬 사스(SaaS) 스팬딧을 통한 비용 효율성, 그룹웨어를 통한 팀 협업 강화, 그리고 스팬딧과 그룹웨어의 전자결재를 통한 결재 프로세스 최적화는 기업의 재무 건전성을 향상해 경쟁력을 한 단계 높여 기업이 지속적인 성장과 발전을 이룰 수 있게 해줄 것입니다.
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