스팬딧을 활용한 프로젝트 비용 관리: 경기도 일자리 재단
경기청년 갭이어 프로그램은 2023년부터 경기도 일자리 재단에서 진행하는 프로그램입니다. 19세 이상 39세 이하 경기도 청년을 대상으로 진로탐색 프로젝트 지원금, 역량 교육, 분야별 멘토링 등을 지원하는 프로그램입니다. 갭이어는 학업을 병행하거나 잠시 중단하고 봉사, 여행, 진로 탐색, 교육, 인턴, 창업 등의 다양한 활동을 직접 체험하고 이를 통해 향후 자신이 나아갈 방향을 설정하는 시간을 의미합니다.
갭이어 프로그램에 참가하는 경기도 청년은 팀별로 지원금을 받아 활동하게 되는데요. 갭이어 프로그램 첫 해인 2023년에는 500명의 참가자의 사전품의서와 지출결의서를 일일이 수기로 검토하는 데 있어 시간이 많이 소요되었습니다. 수기 업무가 많아지는 만큼, 낭비되는 시간이 많아지고 인적 오류 발생률이 높아질 수밖에 없는데요. 게다가 비용 정책을 자동으로 확인할 수 없어서 담당자가 직접 영수증을 하나씩 대조하며 비용 처리를 할 수밖에 없었습니다.
경기청년 갭이어 프로그램X스팬딧
이러한 문제를 해결하고자 올해 갭이어 프로그램은 스팬딧을 도입하게 됐습니다. 스팬딧은 국내 4,000여 개 대기업과 유니콘 스타트업이 선택한 비용 관리 솔루션으로 지출·지급 관리, 법인카드 솔루션을 제공하고 있습니다. 기업뿐만 아니라, 경기청년 갭이어 프로그램과 같은 프로젝트, 팀 단위로도 도입할 수 있습니다.
비용 관리 편의성
스팬딧은 App/Web을 모두 지원하여 언제 어디서나 간편하게 비용을 관리할 수 있습니다. 갭이어 프로그램 참가자는 본인의 카드를 스팬딧에 연동할 수 있으며, 스팬딧은 자동으로 등록된 카드에서 발생한 지출 내역을 불러옵니다. 사용자 편의를 고려한 UI/UX를 적용하여 처음 사용하는 사용자도 쉽게 적응하여 사용할 수 있습니다. 갭이어 프로그램 참가자는 스팬딧의 '플랜' 기능을 통해 예산을 부여받고 지출결의 전 과정을 처리할 수 있게 됩니다.
투명한 비용 정책
스팬딧은 ‘폴리시' 기능을 통해 프로젝트, 기업별 비용 정책을 수립할 수 있습니다. 공공기관·지자체 프로젝트의 경우, 비용을 투명하게 사용하는 것이 중요합니다. 프로젝트 관리자는 지원금 항목에 맞는 폴리시를 구성하여 지원금 카테고리, 금액 기준 등을 설정할 수 있습니다. 폴리시를 통해 간편하게 비용의 과다 지출, 지원 외 항목의 지출을 방지할 수 있습니다.
직관적인 비용 가시성 확보
프로젝트 관리자는 스팬딧을 통해 실시간으로 비용과 보고서 프로세스를 모니터링 할 수 있습니다. 주어진 예산에 맞게 프로젝트 지원금이 사용되고 있는지 등을 확인할 수 있습니다. 또한, 스팬딧은 다양한 형태의 차트와 보고서 등 애널리틱스 기능을 제공하고 있어 간단하게 비용 현황을 확인하고 보고할 수 있습니다.
이처럼, 스팬딧을 활용하면 공공기관·지자체에서도 다수 프로젝트의 비용 관리를 간편하게 할 수 있습니다. 스팬딧을 통한 비용 관리의 편의성은 관리자뿐만 아니라, 사용자도 체감할 수 있으며, 비용 정책 설정과 비용 가시성 확보를 통해 보다 체계적인 비용 관리가 가능합니다. 스팬딧 도입을 희망하시는 공공기관·지자체, 프로젝트가 있다면 부담 없이 문의 부탁드리겠습니다.
