출장 비용을 간편하게 관리하는 방법

출장 비용을 관리하는 이유

출장 비용을 관리하는 이유도 보통의 비용 관리와 같습니다. 투입된 비용 대비 성과를 측정하기 위함입니다. 출장은 비즈니스에서 중요한 역할을 합니다. 신규 거래처를 확보할 좋은 기회이자, 컨퍼런스, 세미나 등을 통해 비즈니스 성장에 필요한 정보를 얻기도 합니다.

하지만 모든 직군이 출장을 가는 것은 아닙니다. 직접적인 세일즈와 연관된 영업 직군이나 기술 컨퍼런스 등에 참여하는 일부 개발 직군이 주로 출장을 가게 됩니다. 게다가 출장은 수반되는 비용이 많습니다. 여기서 말하는 비용은 교통비, 숙식비 외에 업무추진비(구 접대비), 출장 보험료 등도 포함됩니다.

따라서 출장 성과를 객관적으로 평가하기 위해서는 출장 비용을 관리하고 측정해야 합니다. 정확한 성과 측정을 위해서는 관련 자료를 수집해야 합니다. 보통 출장 품의, 보고서, 지출 증빙 내역(영수증, 인보이스 등)이 필요합니다. 하지만 이런 자료는 보통 수기로 작성하거나 챙기는 경우가 많고, 출장에서 부가적인 업무로 생각하기 쉬우므로 잘 관리되지 않는 것이 보통입니다.

출장 품의에 필요한 과정

출장 전

출장을 가기 전에는 출장 품의서를 작성해야 합니다. 출장 품의서는 결재권자에게 출장에 대해 승인을 요청하는 문서입니다. 출장 품의서에는 출장에 대한 개요를 작성합니다. 출장 목적, 예상 수익, 상세 일정, 방문처, 예상 경비 등이 해당합니다.

출장 품의서를 통해 결재권자에게 승인을 얻었다면, 출장 경비도 신청해야 합니다. 현지 상황에 맞는 교통비, 숙식비 등을 책정해야 하는데요. 결재권자가 참고할 만한 비용 레퍼런스가 있다면 함께 첨부하여 상신하는 것이 좋습니다.

출장 중

출장 중에는 업무가 바쁘더라도 시간을 내어 출장 관련 지출을 관리하고, 증빙 자료를 수집해야 합니다. 출장자는 초과 지출이 발생하지 않도록 비용을 계속 확인해야 합니다. 숙식비, 교통비, 컨퍼런스 티켓 비용 등 출장 중에 발생한 지출 증빙 내역을 빠짐없이 수집하도록 합니다. 특히 기업마다 교통비, 유류비 등은 급지 별로 관리하는 경우가 많아, 거리 지출 내역도 함께 첨부하도록 합니다.

출장 후

출장을 다녀온 후에는 출장 보고서를 작성해야 합니다. 앞서 말씀드린 것처럼, 출장 보고서는 비용 대비 성과를 측정할 수 있는 문서입니다. 전반적인 출장 개요와 성과, 지출한 경비 등을 수집한 자료와 함께 작성합니다. 기업 입장에서 적지 않은 비용을 지불한 결과물이기 때문에, 최대한 자세하고 명확하게 출장 내용을 정리해야 합니다. 이렇게 작성된 출장 보고서는 이후 비즈니스에 좋은 참고 자료가 될 수 있습니다.

출장 관리 시스템 도입

그럼에도 출장 비용을 관리하는 것은 여전히 어려운 일입니다. 최근에는 출장 비용을 효율적으로 관리하기 위해 출장 관리 시스템을 도입하는 추세입니다. 시스템이나 솔루션을 도입하는 이유는 단순히 영수증을 취합하고 제출하는 것을 넘어, 출장 비용을 체계적으로 관리하기 위함입니다.

하지만 모든 시스템이 출장에 특화된 것은 아닙니다. 출장 비용을 확실하게 관리하고 싶다면 아래 사항을 지원하는 지 검토해야 합니다.

• 출장 경비 규정 적용: 직급, 출장지, 급지별로 규정 설정이 가능한지?

• 보고서 승인: 사전 품의 및 보고서 승인 절차가 간편한지?

• 출장 보고서 검토: 사전 품의 내역과 사후 지출 결의서를 정확하게 비교할 수 있는지?

• 환급 및 정산: 비용 검토가 빠르고 간편한지?

• 전표입력: 사용하는 ERP 및 회계 프로그램을 연동할 수 있는지?

출장 품의에 적합한 솔루션, 스팬딧

스팬딧은 4,000여 개 대기업과 유니콘 스타트업이 선택한 비용 관리 솔루션입니다. 스팬딧은 App과 Web을 통해 언제 어디서나 간편하게 비용을 관리할 수 있으며, 출장 품의에 특화된 솔루션을 제공하고 있습니다.

경비 규정 사전 설정

스팬딧은 기업에 맞는 커스터마이즈된 출장 경비 예산 및 규정을 간편하게 적용할 수 있습니다. 팀별, 직급별, 용도별, 급지별로 다양하게 출장 유형을 설정할 수 있습니다. 계정과목별로 한도를 설정해둘 수 있어 출장 경비의 과다 지출을 방지할 수 있습니다.

보고서 승인 라인 관리

스팬딧은 다양한 보고서 승인 라인을 지원합니다. 출장 보고서 같은 경우, 출장 비용에 맞춰 전결 규정이 적용되는 경우가 많습니다. 스팬딧은 단일 제출, 단일 승인, 멀티 승인 등 다양한 승인 라인을 지원하여 출장별로 유연하게 설정할 수 있습니다.

출장 비용 검토

스팬딧을 활용하면 출장 비용을 간단하게 검토하실 수 있습니다. 보통 출장 전후로 품의서와 지출 결의서를 작성하게 되는데요. 스팬딧은 품의서와 지출 결의서를 일원화한 ‘플랜’기능을 제공하고 있습니다. 플랜 보고서에서 품의서를 작성하고 승인을 받으시면, 지출 결의서로 변경됩니다. 변경된 지출 결의서를 통해 출장자는 본인이 품의서에 맞게 예산을 사용했는지 등 지출 내역을 실시간으로 확인할 수 있습니다. 예산에 맞게 지출을 했는지 일일이 대조하지 않아도 되기 때문에, 수기 검토 시간이 줄어들게 됩니다.

전표 입력 자동화

스팬딧의 전표 입력 자동화를 통해 환급 및 정산 업무도 손쉽게 처리할 수 있습니다. 출장 비용에 대한 보고서가 승인되면, 환급 내역을 조회할 수 있도록 사용 비용 정산 화면을 제공하고 있습니다. 어떤 출장을 간 어떤 직원에게 어떤 계좌로 얼마의 금액이 입금되어야 하는지 하나의 화면에서 조회할 수 있습니다. 재무회계 담당자는 이 내역을 한 번에 다운로드하여 대량 이체 파일로 전송하거나, 보고서를 작성할 때 활용할 수 있습니다.

애널리틱스 기능

스팬딧은 다양한 ERP와의 연동과 데이터 다운로드를 지원하고 있습니다. 스팬딧의 오픈 API를 활용하여 SAP, 더존, 오라클 등 ERP와 연동하거나 다양한 회계 프로그램에 전표 입력을 할 수 있습니다. 매입세액 공제·불공제 내역도 ERP 연동을 통해 편하게 입력하실 수 있습니다. 또한, 출장 비용이 어떻게 쓰였는지 확인이 필요한 경우에 스팬딧 애널리틱스 기능을 통해 간단하게 조회하거나 다운로드하실 수 있습니다. 데이터 다운로드의 경우, PDF/홈택스/ HCP/더존 Smart A/더존 Wehago/Ecount 등 다양한 양식을 지원하고 있습니다.

스팬딧 기능에 대한 자세한 내용은 해당 글을 참고해주세요.

출장 경비 관리는 효율성 제고와 성과 측정에 큰 도움이 될 수 있습니다. 이를 통해 불필요한 지출을 줄이고, 경비 처리 과정의 투명성도 확보할 수 있기 때문입니다. 스팬딧과 함께 간편하게 출장 경비를 관리해보세요.