하나의 영수증을 여러 개로 나눠보세요

지출 분할이 필요한 상황

지출 목적이 서로 다른 경우

영업팀 A과장은 출장지에서 호텔에 머물며, 숙박비와 식비를 한 번에 결제했습니다. 출장에서 복귀한 A과장은 재무팀에 출장비 환급을 신청했지만, 영수증에는 숙박비와 식비 내역이 구분되어 있지 않았습니다. A과장은 재무팀으로부터 숙박비와 식비를 따로 결제했어야 한다며 핀잔을 들었습니다.

지출결의서는 예상되거나 사용한 비용에 대해 내부 승인을 득하기 위한 문서입니다. 위의 상황처럼 하나의 영수증에 복수의 지출 목적이 포함되는 경우, 명확히 항목을 구분하여야 합니다. 하지만 업체 상황에 따라 상세 내역이 제공되지 않는 경우 지출결의서가 반려되거나, 규정 준수 여부를 위해 추가적인 소명 자료를 제출해야 할 수 있습니다.

지출자가 서로 다른 경우

마케팅팀은 팀원C의 법인카드로 함께 점심식사를 결제했습니다. 각자 제육덮밥(9,500원), 순두부찌개(9,000원), 치즈돈까스(10,500원)를 주문했습니다. 월말에 각자 식대 지출결의서를 작성할 때, 당시 자신이 먹은 메뉴가 무엇인지, 얼마인지 기억이 나지 않아서 영수증을 다시 뒤지거나, 식당 메뉴판을 검색해서 금액을 나누곤 합니다.

하나의 카드로 여러 사람이 지출할 경우, 각자 사용한 금액을 정확히 나누어야 합니다. 환급액이 서로 다르고, 각자에게 할당된 한도가 다를 수 있기 때문입니다. 자동으로 금액을 할당할 수 없는 경우에는 각자 사용한 금액을 영수증에 수기로 기재하는 기업도 여전히 많습니다.

지출 미분할 시 발생할 수 있는 문제점

지출 목적이 서로 다른 경우

하나의 영수증에 지출 목적이 서로 다른 내역이 담겨 있을 경우 비용의 정확한 분류가 어렵습니다. 기업은 재무 상태와 성과를 판단하기 위해 비용의 목적을 명확히 구분하여야 합니다. 이렇게 구분한 지출 내역은 재무제표의 손익계산서나 대차대조표에 활용되어 비용의 성격과 목적을 파악할 수 있습니다.

수기, 스프레드 시트 기반으로 지출을 관리할 경우 실물 영수증이나 스캔본을 직접 첨부하여야 합니다. 이때, 하나의 영수증에 지출 목적이 서로 다른 내역이 담겨 있다면, 지출 목적을 구분하기 위해 메모를 남기는 등 추가 작업이 필요합니다. 지출 내역을 불러오는 솔루션을 사용하더라도, 지출이 분할되지 않는다면 적요를 별도로 입력하는 등 작업을 통해 지출 목적을 구분하여야 합니다. 이 작업은 제출자 입장에서도 귀찮고, 검토하는 입장에서도 번거롭습니다.

또한, 해당 지출의 규정 준수 여부를 확인하기 번거롭습니다. 기업마다 상황에 맞게 비용 규정을 세우기 마련입니다만, 자동화 솔루션 없이 규정 준수 여부를 검토하는 건 상당한 시간이 필요합니다. 그나마 영수증마다 계정과목이 명확하다면 첨부된 영수증의 금액만 확인하면 되지만, 여러 내역이 담긴 영수증이라면 내역 별로 금액을 쪼개어 규정 준수 여부를 검토해야 해서 더 많은 시간이 소요됩니다.

비용 규정 검토에 대해 더 자세히 알고 싶다면 이 콘텐츠를 참고해 주세요.

지출자가 서로 다른 경우

한 번에 여러 명의 식대를 결제했을 경우, 실제 사용자별 사용 금액을 파악하기 어렵습니다. 사용자별 사용 금액을 알 수 없으면 여러 문제가 발생할 수 있습니다. 식대를 환급하는 경우에 환급액을 계산하기 어렵고, 본인에게 할당된 식대 한도를 수기로 계산하여야 합니다.

지출을 나눌 수 있는 스팬딧의 지출 스플릿

스팬딧은 약 5,000여 개 이상의 기업이 사용하는 기업 지출 및 비용 관리 플랫폼입니다. 스팬딧은 기업 지출과 관련된 모든 기능을 지원합니다. 법인카드, 개인카드, 세금계산서 연동을 통해 기업의 모든 지출을 불러올 수 있고, 지출결의서나 사전 품의를 작성하여 상신 및 결재할 수 있습니다.

스팬딧은 하나의 지출을 여러 개로 분할할 수 있는 ‘지출 스플릿’ 기능을 제공합니다. 영수증에 지출 목적이 다른 내역이 존재할 경우, 지출을 나누어 계정과목을 각각 다르게 설정할 수 있습니다.

계정과목 스플릿

지출 목적이 서로 다른 경우에 계정과목별로 금액을 지정할 수 있습니다. 그동안 하나의 영수증에 다양한 목적의 지출이 있어서 명확한 비용 분류가 어려웠다면, 앞으로는 간편하게 각기 다른 지출로 분할할 수 있습니다.

지출 목적의 수만큼 스플릿을 추가하고, 카테고리(계정과목)와 금액을 입력하면 나머지 금액은 자동으로 계산해 드립니다.

참석자별 스플릿

지출의 참석자에게 1/N이 아닌, 각각 금액을 배정하여 실제 사용한 금액을 반영할 수 있습니다. 각자 사용한 금액을 알 수 있어 환급액 계산이나 잔여 한도를 간편하게 확인할 수 있습니다. 스팬딧은 참석자별 할당된 금액과 한도 반영 금액을 알 수 있는 기능을 제공합니다. 자세한 내용은 참석자 등록 | 스팬딧 헬프페이지를 참고해주세요.

계정과목 스플릿과 마찬가지로 참석자마다 할당 금액을 입력하면, 다른 참석자의 금액을 자동으로 계산해 드립니다.

오늘은 하나의 지출을 여러 개로 나눌 수 있는 스팬딧의 ‘지출 스플릿’에 대해 살펴보았습니다. 평소 하나의 영수증에 서로 다른 지출이 담겨 있거나, 식대 계산 시에 참석자별 실사용 금액을 나눌 수 없어 불편하셨나요? 그렇다면 기업 지출 및 비용 관리 솔루션 스팬딧을 찾아 주세요. 스팬딧의 전문 매니저가 최적의 솔루션을 찾아 드리겠습니다.