한 번 쓰면 스팬딧이 없던 시절로 돌아갈 수 없어요!

한빛출판네트워크는 “더 넓은 세상, 더 나은 미래를 위한 아시아 출판 네트워크” 비전을 가지고 1993년부터 지금까지 30년 동안 “독자에게 신뢰 받는 출판사”로서 자리 매김한 출판기업입니다.

팬데믹이 도래하기 전인 지난 2020년, 스팬딧의 고객사가 되었고 만으로 3년이 지난 지금까지 스팬딧과 인연을 이어오고 있습니다.

한빛출판네트워크는 특히 다른 산업에 비해 거래처가 많은 출판업 특성에 맞춰 스팬딧을 지급 정산 업무로 잘 활용하고 있는데요. 외부 정산 업무가 많은 기업이 스팬딧을 어떻게 똑똑하게 사용하고 있는지 담당자 인터뷰를 통해 노하우를 알아보는 시간을 가졌습니다.

한빛출판네트워크 x 스팬딧이 가져온 긍정적인 변화

• 종이 없는(Paperless) 업무 현실화

• 거래처 대금 지급 정산 및 매출 결산 업무 효율 개선

• 도입 전과 비교하여 50% 이상 감소한 지출 품의 과정

안녕하세요. 스팬딧에서 다시 시작하는 첫 번째 고객사 인터뷰에 응해주셔서 정말 감사합니다! 인터뷰에 앞서 자기 소개 부탁드릴게요.

송관: 안녕하세요. 저는 한빛출판네트워크 IT기획운영팀 팀장 송관입니다. 한빛출판네트워크가 30년이 되었는데, 저는 23년 정도 근무했습니다. 한빛출판네트워크의 IT 프로세스∙시스템 개선 작업 등 더 나은 IT 환경을 만들기 위한 업무를 진행하고 있습니다. 처음 스팬딧을 도입할 때도 제가 진행을 했고, 결과적으로 큰 도움이 되어서 다행이라고 생각합니다.

변선영: 안녕하세요. 저는 한빛출판네트워크 재무팀 팀장 변선영입니다. 저는 송관 팀장님에 비하면 짧지만 그래도 한빛출판네트워크에서 6년 정도 근무하고 있습니다. 저희 회사가 법인이 4개로 나뉘어져 있는데 저희 재무팀에서 모든 법인의 재무, 회계 업무를 도맡아 진행하고 있습니다. 아마 스팬딧이 없었다면 쉽지 않았을 거에요.

(이하 인터뷰 답변은 구분없이 한빛으로 통일)

출판업의 지급 정산 업무가 다른 업계의 정산 업무에 비해 특별히 다르거나 어려운 점이 있나요?

한빛: 다른 업계에서도 일한 경험이 있어요. 그런데 지급 정산 업무라는게 업계에 따라 약간 다른 대금(예를 들면 출판업은 작가 인세 등)이 있는 정도의 차이가 있을 뿐이지 지급 정산 업무는 어느 업계나 존재하는 업무라고 생각해요.

업계마다 거래처가 많고 적고의 차이가 있지 지급 정산 프로세스는 비슷하고 다른 점은 특별히 없다고 보는게 맞을 것 같아요.

스팬딧을 도입하기 전에 지급 정산 업무를 진행하시면서 어떤 어려움이 있었나요?

한빛: 종이로 영수증을 풀로 붙이고, 지출 결의서를 프린트해서 직접 쓰고, 승인을 받기 위해 부서를 찾아다니면서 사인을 받아야 되는 등 실제 사용자인 임직원들이 지출 품의를 올리고 결재 받는 과정에서 겪는 어려움이 가장 컸어요. 손이든 발이든 품이 많이 들었죠.

💪 팬데믹에도 비대면으로 완벽한 경비 처리

스팬딧을 도입하면서 기대했던 효과는 무엇이고, 도입 후에 실제로 효과를 체감하고 계시다면 조금 구체적으로 예전에 비해 어떤 점이 좋아졌는지 말씀 부탁드립니다.

한빛: 완벽하지는 않지만, 종이가 없는(Paperless) 업무가 가능해졌고, 지급 정산과 매출 결산 업무 효율이 확실히 눈에 띄게 개선되었어요.

특히 저희가 스팬딧을 도입한 직후에 코로나19가 시작되면서 팬데믹으로 인해 재택근무를 하게 되었는데요. 스팬딧으로 비대면 경비 처리가 가능해서 팬데믹 시기에도 특별한 문제 없이 업무를 진행할 수 있어서 다행이었어요.

처음 스팬딧을 도입하려고 할 때, “일이 더 늘어나는거 아냐?”라는 생각으로 약간은 거부감을 가졌던 임직원들도 지금은 스팬딧이 없었던 3년 전을 생각할 수 없을 정도로 만족하며 사용하고 있어요.

관리자 측면에서는 종이를 쌓아 놓고 한 장씩 보면서 계산기 두드려서 계산하지 않아도 되니까 계산이 틀릴 일도 없어졌고, 회사 비용에 맞게 썼는지 규정 검토도 일일이 했어야 하는데 그걸 안해도 되니까 휴먼 에러도 많이 줄었고요.

회사 경비 사용 측면에서도 지출 확인도 쉽고 히스토리도 남길 수 있어 관리가 편리해졌어요. 비용 통제도 확실하게 할 수 있어 투명성도 높아졌고요!

현재 팀은 몇 분이고, 업무를 어떻게 나눠서 진행하고 계신가요?

한빛: 일반적으로 회계, 정산, 매출, 매입 등 업무별로 분장하는 경우가 많을 것 같은데요. 저희 회사는 조금 특이한 케이스에요.

한빛출판네트워크에는 네 개의 독립된 법인이 있고, 하나의 재무팀에서 모든 법인을 총괄하고 있어요. 재무팀에 팀장을 제외하고 3명이 있는데, 각각의 법인을 한 명씩 맡아서 재무 회계와 관련된 모든 업무를 진행해요.

법인별로 폴리시(스팬딧의 비용 정책 단위)를 만들어서 운영하고, 팀장이 전자결재 과정에서 2차 승인을 하는 프로세스로 전체 업무를 관리하고 있어요.

주기적으로 거래처 정산 과정을 진행하실 것 같은데, 정산 주기는 어떻게 되고 정산을 시작하고 완료하는데 얼마나 시간을 쓰고 계신가요?

한빛: 지출이 큰 내역들은 1개월의 정산 주기로 월 결산 마감을 하지만, 임직원 비용 환급이나 급하게 처리해야 하는 건은 스팬딧으로 전재결재 승인하고 바로 지급하고 있어요. 스팬딧을 쓰면서 전자결재 과정이 빠르고 편리해졌거든요. 월 결산 마감은 보통 1주일 정도 집중해서 처리하는 편이에요.

현재 어떤 업무를 스팬딧으로 도움을 받고 있고, 그 중에서 가장 수월해진 업무가 있다면 말씀 부탁드립니다.

한빛: 전자결재 품의 및 승인 과정이 확실하게 수월해졌어요. 예전에는 모든 걸 수기로 쓰고 영수증 풀칠하고 결재판 들고 다니면서 사인 받았었는데요. 지금은 임직원들이 영수증을 풀칠하지 않아도 되고 결재 받으려고 이 부서 저 부서 찾아다니지 않아도 되서 정말 편해졌어요!

📋 기존 대비 1/2로 확 줄어든 지출 결의 승인 과정

도입 전/후로 재무 회계 업무가 얼마나 효율적으로 개선되었는지 말씀해 주실 수 있을까요?

한빛: 담당자 입장에서는 스팬딧을 도입하면서 더 체계적으로 관리하게 되고, 3년 전과 비교해서 회사 인원도 늘어나다 보니 체감하는 시간 절감 효과가 아주 크진 않지만 10% 정도 줄었다고 볼 수 있을 것 같아요.

스팬딧으로 체계적으로 업무 관리를 할 수 있으니까 도입 전에는 팀 단위로 지출 품의 받던 것을 도입 후에 개인 단위로 지출 품의를 올리다보니 처리해야 할 건은 늘어서 품의 건당 검토하고 처리하는 시간은 확실히 줄었지만 업무 총량은 비슷해진거죠.

그래도 확실한 건 스팬딧과 회계 프로그램 더존을 연동해서 전표 입력하는 시간은 정말 많이 줄었어요! 예전처럼 한 땀 한 땀 수기로 전표 입력하지 않아도 되니 얼마나 편한 지 몰라요.

임직원 입장에서는 앞서도 말씀 드렸듯이 기존에 종이 영수증 모아서 풀칠하고 지출 결의서 써서 찾아다니면서 승인 받는 과정이 한 사람당 평균 40분 정도 걸렸는데, 지금은 이러한 시간이 절반으로 확 줄었어요.

마지막으로 스팬딧 도입을 고려하는 분들에게 해주실 수 있는 말씀이 있다면 한 마디 부탁드립니다.

한빛: 저희 회사는 법인은 여러 개로 구분되어 있는데 재무팀은 하나고, 폴리시도 나눠서 만들어야 하고 해서 약간 복잡하고 어렵게 사용하고 있기는 한데요.

하나의 법인을 가진 회사라면 담당자는 확실히 비용 관리 업무를 효율적으로 진행할 수 있어 좋고, 관리자 입장에서는 실시간으로 지출 모니터링도 하고 경영진의 비용 통제도 가능해서 좋아요.

아직도 종이로 지출 품의를 하는 회사라면 당연히 스팬딧을 도입하는 게 맞다고 말씀 드리고 싶어요. 안 써봐서 모르지 경험하고 나면 차원이 달라요. 한 번 쓰면 절대로 스팬딧이 없던 시절로 돌아갈 수가 없어요!

스팬딧을 사용하고 있는 고객사라면 스팬딧에 좋은 기능이 많기 때문에 최대한 많은 기능을 활용하기 위해 고민하면 좋을 것 같아요. 예산 기능으로 팀비나 마케팅비 한도를 설정해놓으면 얼마나 썼는지 파악하기 쉽거든요.

“한 번 쓰면 스팬딧이 없던 시절로 절대 돌아갈 수 없어요!”

스팬딧을 통한 거래처 정산이 궁금하시다면 이 콘텐츠도 읽어보세요 : )

실제로 스팬딧을 도입하면 어떤 효과를 거둘 수 있을지에 대한 궁금증을 해소할 수 있는 인터뷰였습니다.

한 번 써보면 차원이 다른 경험이라 다시 예전으로 돌아갈 수 없다는 한빛출판네트워크 담당자분 말씀이 매우 인상적이었고, 더 좋은 제품으로 보답해야겠다는 생각이 들었습니다.

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