회사 영수증 정리 잘하는 노하우 3가지

회사 영수증 정리 잘하는 노하우 3가지

회계 담당자들의 주요 고민 중 하나는 ‘매달 마감 시 쌓여있는 회사 영수증을 어떻게 효율적으로 처리할 수 있을까?’ 일 것입니다.

한 달 동안 쌓인 영수증은 양도 많고 종류도 다양합니다. 게다가 카드 유형에 따라 영수증 받는 방법도 다르기 때문에 초반에 잘 정리해두어야 합니다. 그래야 업무 처리 속도도 빨라지고, 향후 별도의 수정 작업을 거치는 상황을 방지할 수 있습니다.

오늘은 회계 담당자들을 위해 회사 영수증 정리 잘하는 노하우 3가지와 비용 정산 관리에 효과적인 툴까지 소개해드리겠습니다.

부가세 공제를 받을 수 있는 영수증만 분리하기

회계팀으로 들어오는 법인카드 및 지출증빙 영수증은 굉장히 많습니다. 이것들을 어떻게 분류하느냐에 따라 정산 관리가 보다 쉬워질 수 있습니다. 부가세 공제 대상과 불공제 대상 영수증을 따로 분류하여 보관하는 것이 바로 첫 번째 노하우입니다.

지출증빙 영수증 자체에는 부가세 표시가 없기도 합니다. 해당 부분은 카드 설정에 따라 다르게 표기가 되는 부분이기 때문에 국세청 홈택스를 통해 사업자번호로 사업자상태를 확인하면 됩니다.

보통 홈택스에서 사업자등록번호로 조회하면 과세 전환시기 등도 확인할 수 있습니다. 간이과세사업자였다가 일반과세사업자로 바뀐 경우도 존재하기에 꼼꼼한 확인이 필요합니다.

접대비 등과 같은 법인카드 영수증은 불공제 대상이기 때문에 제대로 확인해 처리하는 것이 중요합니다. 분류한 부가세 공제 대상 영수증은 따로 엑셀로 정리하고 원본 영수증은 A4용지 등에 붙여 월별로 정리합니다.

홈택스 활용하기

부가세 신고 시 홈택스 조회를 통해 수월하게 회사 영수증 정리를 할 수 있습니다. 바로 홈택스에서 사업용 신용카드 내역을 확인할 수 있기 때문입니다.

분기별로 법인카드 내역을 영수증 기반으로 엑셀에 정리하는 경우도 많습니다. 하지만 홈택스에 회사의 신용카드를 등록해두고 부가세 신고 기간에 조회한다면 더욱 편리하게 사용 내역을 자동으로 확인할 수 있습니다.

홈택스에 들어가 조회 및 발급에서 사업용 신용카드를 선택한 후, 매입세액 공제 및 변경을 누르면 회사 카드의 사용 내역들을 확인할 수 있습니다. 따로 정리해 둔 공제 내역과 비교해 틀린 부분은 수정한 뒤에 내역을 다운로드하면 정산 관리를 간편하게 할 수 있습니다.

단, 홈택스 조회로 볼 수 있는 내역 중에는 실제 법인카드 영수증 등 증빙서류들과 맞지 않는 부분들이 있을 수 있기 때문에 꼼꼼히 확인하는 것이 좋습니다. 특히 면세와 과세가 동시에 있는 회사 영수증을 정리하는 경우에 실제 공제대상금액과 홈택스 조회로 확인하는 금액이 차이가 날 수 있기 때문에 홈택스 조회 내역을 다운로드하여 다시 한번 확인할 필요가 있습니다.

지출 및 비용 관리 플랫폼 활용하기

최근에 영수증을 종이에 풀로 붙여 관리하지 않아도 자동으로 영수증 관리를 할 수 있는 비용 관리 플랫폼이 많이 나오고 있습니다. 이러한 정산 관리 업무 툴을 활용하는 경우 수기 업무를 손쉽게 처리해줘 시간을 줄일 수 있고, 데이터를 자동으로 가져오기 때문에 지출 내역 등을 오차 없이 확인하여 정산을 진행할 수 있습니다.

스팬딧은 고도화된 IT기술 기반으로 중소, 중견기업부터 대기업에 이르기까지 비용 관리 업무의 비효율을 해결할 수 있습니다. 특히 별도의 재무회계 부서가 없는 스타트업이나 결산 담당 인력이 부족한 기업들에게 효과적인 비용 관리 플랫폼입니다. 그럼 스팬딧의 주요 기능에 대해 확인해보겠습니다.

법인카드 등록 시 카드 사용 내역 실시간 조회

스팬딧은 기존에 회계 담당자들이 수작업으로 해왔던 영수증 제출 및 보관, 전표 입력 등을 한 번에 자동으로 처리할 수 있습니다. 법인카드 또는 지출증빙 영수증을 따로 모으거나 캡처할 필요 없이, 카드를 등록해 놓으면 연동된 카드와 사용 내역이 실시간으로 조회됩니다.

재무 담당자 입장에서는 법인카드 사용범위에 맞게 사용되고 있는지 한눈에 확인할 수 있고 법인카드 영수증 원본과 스팬딧 지출 내역을 비교하여 꼼꼼한 정산 관리를 할 수 있습니다.

특허 기술 통한 영수증 촬영 및 결제 내역 등록

스팬딧에 등록되지 않은 카드를 사용하더라도 해당 영수증을 촬영하면 스팬딧에 지출 내역이 등록됩니다. 나중에 법인카드 영수증을 잃어버리더라도 스팬딧에 등록했다면 영수증 재발급이나 신용카드 매출전표 출력 등의 번거로운 절차를 거치지 않아도 됩니다.

ERP 등 다양한 업무 연동 가능

회계 담당자는 스팬딧으로 지정한 날짜나 설정한 주기에 따라, 지출 결의서가 자동으로 제출되도록 설정할 수 있습니다. 모바일 앱으로 보고서 확인이나 승인 업무도 가능합니다. 또한 SSO, API, Slack 연동 외에도 ERP 및 회계 프로그램과 연동이 가능하기 때문에, 수기로 입력하던 전표를 자동으로 입력할 수 있어 지출증빙 처리 업무를 더욱 효율적으로 진행할 수 있습니다.

오늘은 회계 담당자들이 활용하기 좋은 회사 영수증 정리 비법과 비용 관리에 효과적인 툴에 대해 알려드렸습니다. 업무 효율성을 높이기 위해 홈택스 활용 그리고 비용 관리 플랫폼 스팬딧 등을 사용해보는 건 어떨까요?