성공적인 프로젝트 비용 관리 1편: 예산 계획과 수립
프로젝트 비용 관리가 어려운 이유
프로젝트를 수행하는 데 있어서 수많은 지출이 발생하기 마련입니다. 프로젝트마다 투입 인력과 리소스가 다르고, 그에 따라 지출 방법, 용도 등이 다양하게 발생하기 때문입니다. 프로젝트 비용 관리가 원활하지 않다면 단기적으로 현재 진행하고 있는 프로젝트의 예산 초과와 성공 여부를 파악하는 데 있어 어려움이 있습니다. 또한, 장기적으로는 앞으로 진행할 프로젝트를 기획하고 예산을 수립하는데 있어 필요한 정보를 획득할 수 없습니다.
프로젝트 비용 관리가 원활하지 않을 때 발생하는 문제점
예산 관리의 어려움
리소스 관리의 어려움
수익 판단의 어려움
프로젝트 비용 예측의 어려움
프로젝트 비용 관리가 원활하지 않다면 여러 문제가 발생할 수 있습니다. 우선 현재 프로젝트에 투입된 비용이 얼마인지, 예산 대비 적정금액을 사용하고 있는지 확인이 어렵습니다. 예산과 함께 프로젝트별로 소요되는 리소스를 파악하기도 어렵습니다. 그 결과 프로젝트별로 예비비 등을 재분배 하는 데 있어 어려움을 겪기도 합니다. 프로젝트 비용을 원활히 관리하지 못하면 예산을 초과하거나 규정에 맞지 않는 지출로 이어질 수 있습니다. 이 경우, 프로젝트의 성공 가능성은 점차 낮아질 수밖에 없습니다.
또한, 성과 측정과 예측에도 문제가 발생할 수 있습니다. 비용이 어떻게 쓰였는지 알 수 없으므로 프로젝트의 손익을 판단하기도 어렵습니다. 이후 비슷한 프로젝트를 진행하며 예산을 기획할 때 참조할 자료가 없어서 정확한 비용 예측이 어려운 것도 문제입니다.
프로젝트 예산 기획
여기까지 프로젝트 비용 관리의 중요성을 이해했다면, 이제 실제로 프로젝트 예산을 계획할 단계입니다. 예산은 프로젝트 기획안에 반드시 첨부되어야 할 내용입니다. 프로젝트를 진행하며 예상치 못한 지출이나 손실을 막을 수 있기 때문입니다. 예산을 계획할 때는 예상 경비는 물론 인적, 물적 리소스를 포함하는 것이 좋습니다. 예를 들어 프로젝트를 수주하기 위한 대행사의 제안서에는 아래와 같이 인력 정보를 제공하기도 합니다.
7년차 AE 0.4
8년차 카피라이터 0.1
4년차 프로듀서 0.2
5년차 크리에이티브 디렉터 0.3
기획안에는 프로젝트에 소요될 일정이나 추정 수익(혹은 결과물)도 함께 기재하는 것이 기본입니다. 이후 프로젝트의 결과물을 평가하는데도 큰 도움이 되기 때문입니다.
WBS(작업 분류 체계, Work Breakdown Structure) 작성
WBS는 모든 프로젝트의 기본이자 프로젝트 비용 관리를 위해 반드시 작성해야 하는 문서입니다. WBS는 전체 프로젝트를 세분화하여 업무와 일정을 관리하는 문서입니다. 보통 프로젝트 전반을 담당하는 PM(Product Manager, 이하 PM)이 작성하지만, PM의 요청에 따라 프로세스별 담당자들이 배정되어 작성하기도 합니다.
WBS는 쉽게 말해 프로젝트의 로드맵이라고 할 수 있습니다. 프로젝트 일정을 가시화 할 수 있어 진행 사항을 확인하는 데 도움이 됩니다.
WBS는 프로젝트의 작업에 대한 일정과 원가를 산정하는 기초 자료가 되며, 예상 못 한 작업이나 누락된 작업으로 인한 일정 지연이나 비용 과다 지출을 예방할 수 있습니다. 프로세스마다 발생할 비용이나 리스크를 미리 확인할 수 있기 때문에 성공적인 프로젝트 비용 관리를 위해선 반드시 필요한 절차입니다.
WBS는 정해진 양식은 없지만, 로드맵, 캘린더 등의 형태로 작성하는 것이 보통입니다. 프로젝트에 참여하는 인원뿐만 아니라 이후 승인권자도 한눈에 알아볼 수 있도록 직관적으로 작성하는 것이 좋습니다.
예산의 분류
WBS와 프로젝트 예산을 세웠다면 세부 경비를 분류하는 것이 좋습니다. 프로젝트 비용을 관리하다 보면 예기치 못한 지출이 발생할 수 있습니다. 따라서 프로세스별 필요한 지출을 명확하게 나눠두지 않으면 이후 비용 처리를 할 때 곤란한 상황이 발생할 수 있습니다.
실제로 많은 기업에서 프로젝트를 진행할 때, 각기 다른 용도의 지출을 소위 ‘간접비’로 묶어서 보고하는 경우가 많은데요. 간접비란 일정한 물품을 생산하는 데 필요한 노동임금•원료비 등 직접비 이외에 소요되는 제반 비용으로서 명확하게 구분할 수 없는 비용을 말합니다.
간접비는 정확한 비용 추적이 어려우므로 프로젝트 평가에 어려움이 많습니다. 정확한 비용이 아니더라도 WBS 프로세스별 예상되는 비용과 계정 과목을 미리 작성해둔다면 어려움 없이 프로젝트 비용을 관리할 수 있습니다.
예를 들어 프로젝트 중 도서 지역으로 출장을 갔다고 가정해보겠습니다. 출장지 한 곳에서 숙박, 식사를 모두 해결한다고 가정했을 때, 대부분 하나의 영수증으로 처리될 가능성이 높습니다. 이때 모든 비용을 한 번에 처리하기보다는 제작비, 출장비(숙박), 출장비(식비) 등으로 미리 분류해둔다면 손쉽게 비용 처리를 할 수 있습니다.
비용 타당성 검토
이제 프로젝트 비용과 예산 계획을 모두 세웠습니다. 마지막은 계획한 예산이 규정에 맞게 수립되었는지 전문가의 조언을 구하는 단계입니다. 쉽게 말해 재무회계팀과 승인권자에게 승인을 받는 과정입니다. 이 과정을 통해 프로젝트 비용 계획을 문서 형태로 미리 공유하여 혹시 발생할지 모르는 지급 이슈나 규정 위반을 방지할 수 있습니다. 보통 사전 품의서나 기안서의 형태로 진행되며, 승인권자의 결재를 얻었다면 예산 계획 수립은 모두 끝났습니다.
성공적인 비용 관리를 위한 스팬딧
올바른 프로젝트 비용 관리를 위해선 적합한 솔루션이 필요합니다. 솔루션은 모든 비용을 자동으로 수집하고, 사용자가 직접 올바른 프로젝트 정보를 입력할 수 있어야 합니다. 비용 관리를 잘하기 위해서는 비용의 집계뿐만 아니라 비용 검토에 적합한 승인권자가 비용을 모니터링 할 수 있어야 합니다.
올바른 프로젝트 비용 관리를 위한 솔루션의 조건
프로젝트 비용 집계 용이성
간편한 사용성
승인 라인의 관리
실시간 비용 확인
비용 관리 플랫폼인 스팬딧을 활용하면 간편하게 예산을 설정하고 지출을 분류할 수 있습니다. 스팬딧은 기업 뿐만 아니라 프로젝트 단위로도 도입할 수 있습니다. 실제로 A 대기업의 경우, 중장기 프로젝트 진행에 앞서 스팬딧을 도입하여 효율적으로 프로젝트 비용을 관리하고 있습니다.
스팬딧은 법인카드, 세금계산서 내역 뿐만 아니라 다양한 지출 내역을 관리합니다. 예를 들어 프로젝트에 외주 인력을 고용하는 경우 지급되는 이체 내역 또는 해외 인보이스건에 대한 지출 내역도 관리할 수 있습니다. 거리, 일비, 시간 등에 따라 비용을 책정할 수 있기 때문에 손쉽게 프로젝트 비용을 관리할 수 있습니다.
또한, 스팬딧의 ‘태그’ 기능을 활용하면 간편하게 프로젝트를 등록하고 관리할 수 있습니다. 태그 기능은 프로젝트 항목을 포함하여 범용성을 높인 지출 관리 항목입니다. 기업마다 역할을 커스텀하여 사용할 수 있습니다. 관리자는 태그별로 발생한 지출을 간편하게 모니터링, 관리할 수 있고, 사용자는 태그별 지출을 손쉽게 확인하고 보고서로 제출할 수 있습니다. 프로젝트 비용 관리에서 관리자는 태그 기능을 활용하여 한 번에 다수 프로젝트를 관리할 수 있습니다. 이때, ERP와 연동하는 경우 프로젝트 리스트를 손쉽게 불러올 수 있습니다.
스팬딧으로 비용 규정을 자동으로 검토하고 싶다면 이 콘텐츠를 참고해주세요.
앞서 말씀드린 것처럼 프로젝트를 진행하다 보면, 여러 지출이 섞인 하나의 영수증이 발생할 수 있는데요. 이럴 때 스팬딧의 ‘스플릿’ 기능을 활용할 수도 있습니다. 스플릿은 한 개의 영수증을 여러 부서의 비용으로 처리하는 것이 불가한 그룹웨어와 달리, 스팬딧 내에서 법인/개인카드 및 세금계산서 비용을 계정 과목, 부서 등으로 분류해서 비용 처리를 할 수 있는 기능입니다.
성공적인 프로젝트 비용 관리를 위해 스팬딧을 도입해보세요!
