성공적인 프로젝트 비용 관리 2편: 성과 측정과 보고

예산 기준선 설정

프로젝트를 진행함에 있어 가장 먼저 할 일은 목표를 세우는 것입니다. 기준이 있어야 성과 측정이 가능하기 때문입니다. 예산 역시 프로젝트 진행에 중요한 항목입니다. 그러므로 프로젝트 목표와 함께 예산의 목표라고 할 수 있는 예산 기준선을 세워야 합니다. 예산 기준선은 프로젝트 비용 관리 목표이자 지출 가이드가 되곤 합니다. 예산 기준선을 설정하는 방법은 아래와 같습니다.

프로세스별 예상 비용

프로젝트의 프로세스마다 예산 기준선을 세우는 방법입니다. 보통 인건비, 임대료, 식대 등 프로젝트에서 가장 많이 지출하는 항목이 해당합니다. 앞서 WBS를 작성하며 프로젝트의 활동 범위를 확정한 바 있습니다. 이번엔 그에 따른 비용을 추산하여 예산 기준선을 세워야 합니다.

프로젝트 예산을 계획하고 수립하는 방법은 이 콘텐츠를 참고해주세요.

프로세스별 예상 비용을 설정하는 방법은 크게 두 가지입니다.

1) 고정 금액에서 할당

프로젝트에 할당된 예산이 있는 경우 설정하는 방법입니다. 이미 고정된 비용을 WBS에 작성된 프로세스와 세부 항목에 나누어 예산 기준선을 설정합니다. 예산이 고정되어 있기 때문에 초과 지출의 염려가 없다는 장점이 있습니다. 다만, 예상 지출액과 예산이 맞지 않을 경우, 일부 프로세스에 예산이 부족한 경우가 발생할 수 있습니다. 이 경우, 프로세스별 우선순위를 파악하여 예산 기준선을 마련 필요가 있습니다.

2) 개별 항목의 비용 추산

프로젝트에 할당된 예산이 없는 경우 설정하는 방법입니다. WBS에 작성된 프로세스와 세부 항목마다 필요한 지출을 예상하여 예산 기준선을 설정합니다. 즉, 프로세스마다 필요한 지출이 배정되는 방식입니다. 비용 추산이 쉽다는 장점이 있지만, 자칫 과다한 지출이 발생할 수 있습니다. 작성된 예산 기준선에 대한 면밀한 검토가 필요합니다.

예비비 설정

프로젝트 비용 관리를 위해선 예산에 예비비를 포함해야 합니다. 프로젝트를 진행하다 보면 예상치 못한 지출이 발생할 수 있기 때문입니다. 편성된 예비비는 실제 지출을 하지 않을 수도 있습니다. 예비비를 실제 지출하게 된다면 명확한 사용처와 용도를 기해야 합니다.

과거 프로젝트 참고

예산 기준선을 설정하기 어렵다면, 과거 유사한 프로젝트를 참고하는 것도 좋은 방법입니다. 전체 프로젝트의 예산을 참고하지 않더라도 개별 항목에 대한 적절한 비용을 파악하는 데 도움이 됩니다. 다만, 물가 변동 등을 고려할 필요가 있고 현재 비용에 대한 탐색도 병행해야 합니다.

비용 추적

성공적인 프로젝트 비용 관리를 위해선 비용 현황을 추적하기 위한 시스템 구축이 필요합니다. 예상보다 프로젝트를 진행하면서 규정에 맞지 않는 지출이 자주 발생하기 때문입니다. 그뿐만 아니라 비용 추적은 프로젝트를 진행하며 발생하는 문제를 해결하기 위해서도 필요한 절차입니다. 비용 추적은 간편해야 하며 오류가 없어야 합니다.

대부분의 비용 추적은 Excel이나 수기 형태로 진행되는 경우가 많은데요. 프로젝트는 관련된 많은 사람을 통해 법인카드, 계좌이체, 인보이스 등 다수의 지출이 발생하는 만큼 정확한 추적이 어려운 것이 현실입니다. 게다가 프로젝트는 사전 품의 혹은 기안서로 예산을 승인받은 후, 사후 보고로 이어지는 경우가 많습니다. 승인과 보고가 나누어진 시스템 때문에 사후에 비용 추적을 한 번에 파악하는 것이 어렵습니다. 

비용 검토와 모니터링

마지막으로 프로젝트 비용 관리를 위해 비용 검토와 모니터링이 필요합니다. 즉, 예산이 적절히 사용되었는지 확인하는 절차입니다. 프로젝트 비용 관리는 프로젝트를 관리하는 PM(Project Manager, 이하 PM)과 구성원, 인사권자가 모두 참여해야 합니다. PM은 예산이 올바르게 집행될 수 있도록 지출마다 비용을 검토해야 합니다.

PM과 다르게 보통 프로젝트에 참여하는 구성원으로서 비용 관리를 우선순위가 아니라고 판단할 수 있기 때문입니다. PM은 구성원에게 프로젝트 비용에 대한 명확한 가이드를 공유할 필요가 있습니다. 또한, 재무 담당자와 인사권자는 예산이 적절하게 집행되고 있는지 모니터링을 할 필요가 있습니다. 

프로젝트 비용 관리 솔루션

최근 외국은 물론 국내에서도 프로젝트 비용 관리를 위한 솔루션을 도입하는 추세입니다. 기존 Excel이나 수기 입력에서 발생하던 인적 오류(Human Error)를 줄이고 체계적인 비용 관리를 하기 위함인데요. 외국에서는 Expensify, Ramp, Brex와 같은 비용 관리 솔루션이 주목받고 있습니다. 국내에서는 스팬딧이 프로젝트 비용 관리를 위한 솔루션으로 주목받고 있습니다.

스팬딧은 국내 대기업을 비롯해 공공기관 등에서도 활용하는 비용 관리 솔루션입니다. 각종 프로젝트 비용 관리는 물론 기업 지출 및 비용 관리 플랫폼과 법인카드 서비스를 제공하고 있습니다.

스팬딧의 폴리시와 예산 기능을 활용하면 프로젝트 예산을 손쉽게 관리할 수 있습니다. 스팬딧의 지출 규정인 폴리시를 활용하면 지출 한도와 일비, 예산 등을 설정할 수 있습니다. 또한, 예산 기능을 활용하여 프로젝트의 예산을 설정하고 관리할 수 있습니다. 예산 기능을 통해 연간&월간 예산을 설정, 현황을 파악할 수 있고, 예산 초과 시 추가 지출을 방지할 수 있습니다. 교육훈련비, 식대 등 카테고리 설정을 통해 세부 항목의 예산도 관리자가 직접 편성할 수 있습니다.

또한, 스팬딧의 플랜 기능을 통해 프로젝트 비용을 체계적으로 관리, 추적할 수 있습니다. 플랜은 번거로운 사전 품의 결재와 정산 보고 업무를 한 번에 처리할 수 있는 기능입니다.

보통 프로젝트 사전 승인과 사후 승인을 거치게 되는데, 플랜 기능을 활용하면 이 절차를 연속성 있게 처리할 수 있습니다. 첫 번째 플랜(사전 승인)에서는 지출 예산액에 대한 승인을 받고, 프로젝트가 끝난 뒤 두 번째 플랜(사후 보고)에서 실제 지출한 비용을 보고할 수 있습니다. 덕분에 프로젝트가 끝나고 손쉽게 예산과 실제 지출을 비교하고 보고할 수 있습니다.

스팬딧은 관리자가 한 눈에 프로젝트 비용을 확인할 수 있도록 실시간 모니터링과 고도화된 애널리틱스 기능을 제공합니다. 관리자는 지출 내역 실시간 연동을 통해 프로젝트와 관련된 지출 내역을 모니터링 할 수 있습니다.

스팬딧은 17개 필터를 제공하는 애널리틱스 차트를 통해 세부 내역을 임의대로 조회할 수 있습니다. 또한, 홈택스, 더존, 이카운트 등 다양한 보고서 양식을 제공하여 필요에 따라 다양한 보고서를 작성할 수 있습니다.

스팬딧과 함께 체계적으로 프로젝트 비용을 관리해보세요!