꼭 알아야 할 개인카드 경비처리 방법

회사비품 내돈내산? 꼭 알아야할 개인카드 경비처리 방법

종종 업무 관련한 경비를 법인카드가 아닌 개인 신용카드로 결제하는 경우가 있습니다. 법인카드를 소지하지 않은 임직원이 급히 업무비를 결제해야 하는 상황이 있을 수 있는데요. 자잘한 사무용품이나 출장에 필요한 교통비 등의 지출이 대표적입니다. 회사의 업무와 관련하여 사용했다면 모두 회사 경비에 해당되기 때문에 추후 ‘개인카드 경비처리’가 가능합니다. 그렇다면 개인 카드 비용은 어떻게 회사 경비로 처리하고 정산하는 걸까요?

개인카드를 법인 비용으로 처리하는 법

업무를 하다 보면, 사용하는 법인 공용카드가 없거나 개인형 법인카드를 발급받지 못했을 때, 개인카드를 사용하여 업무비를 결제하게 됩니다. 업무용으로 지출되었다면 개인카드로 결제했다 해도 법인 비용으로 인정되기 때문에 해당 금액을 임직원에게 환급해줄 수 있습니다. 업무 목적으로 사용된 비용은 개인카드, 법인카드 구분 없이 회사의 경비로 처리할 수 있기 때문입니다. 업무 중 식사나 사무집기비품 구매 등의 적은 비용부터 사업 추진에 사용되는 큰 비용까지, 금액에 상관없이 처리는 가능하지만 환급에 대한 기준은 경비 지출 규정을 꼼꼼히 확인해야 합니다.

회계 담당자는 개인카드 경비처리를 위해 경비 사용 내역을 반드시 확인해야 합니다. 직원들은 지출 내역을 증빙할 수 있는 지출결의서를 만들어 회계 담당자에게 전달하는데, 이때 필수적인 자료는 영수증입니다. 회계 담당자는 영수증이나 매출 전표를 통해 법인카드나 개인카드가 업무비로 사용된 것인지 판단합니다. 따라서 업무비를 개인카드로 결제한 임직원은 카드 사용 후 반드시 영수증이나 매출 전표를 보관해두고, 사용 내역 및 목적을 보고해야 합니다. 회계 담당자는 워드나 엑셀로 지출 내역을 받고, ERP에 전표를 입력하면 환급 처리 후 정산이 끝납니다.

개인카드 경비처리 과정 요약

• 임직원은 개인카드로 결제한 업무비에 대한 증빙(영수증, 매출 전표)과 지출결의서를 작성한다.

• 회계담당자는 회사 경비 지출 규정에 따라 제출된 증빙과 지출결의서를 확인한다.

• 회계담당자가 승인된 건에 대해 ERP에 전표를 입력한다.

• 임직원 개인카드로 결제된 금액을 업무비로 포함하고 해당 금액을 임직원에 환급한다.

개인카드 경비처리 시 유의점

경비처리는 전적으로 회사 내규에 따라야 하고, 회삿돈이 움직이는 일이기 때문에 회계 담당자는 경비처리에 있어 항시 유의해야 합니다. 법인 비용을 잘못 처리할 경우, 법에 저촉되거나 횡령 사건에 휘말릴 수 있어 경비처리 규정을 꼼꼼하게 체크해야 합니다. 법인카드 사적 사용과 더불어 개인 명의로 된 지출을 회사 경비로 처리하는 것은 흔히 횡령 방법으로 사용되기에 개인카드를 사용한 임직원이 지출증빙과 경비청구서를 확실히 준비했는지 확인할 필요가 있습니다.

개인카드 경비처리 시 임직원이 유의해야 할 점은 크게 세 가지가 있습니다.

첫 번째, '비용 처리 절차 따르기’입니다.

임직원은 개인의 신용카드로 업무비를 사용하기 전, 회사의 경비처리 규정을 확인해야 합니다. 회사 내규 안에서 적법하게 사용 후, 해당 지출내역을 비용 처리 절차에 맞게 금액을 청구하는 것이 필요합니다.

두 번째, ‘사용 내역 명확히 하기’입니다.

영수증이나 매출 전표 등을 통해 사용 내역을 명확히 하는 것이 중요합니다. 회계 담당자가 해당 내역을 확인했을 때 법인의 업무가 맞는지 쉽게 확인할 수 있어야 하기 때문입니다. 이에 따라 해당 경비를 사용한 날짜, 목적, 금액, 사용자를 명확히 해야합니다.

세 번째, ‘꼼꼼하게 지출결의서 작성하기’입니다.

경비를 청구하는 개인카드 사용내역이 업무비로 사용된 것이 맞는지 확인해야 합니다. 불필요한 금액이 법인 비용으로 잘못 계산되지 않도록 지출 양식 작성 시 주의가 필요합니다.

법인카드 개인 사용 시 주의사항

이와 같이 개인카드 사용내역을 일일이 업무비로 처리하는 것은 복잡하고 품이 많이 드는 일입니다. 따라서 법인카드를 사용하여 업무비를 확실하게 구분하는 것이 합리적입니다. 법인카드란 법인의 신용을 바탕으로 발급되는 신용카드를 말합니다. 대부분의 법인에서 선호하는 편이며, 직원은 해당 카드를 사용하여 경비로 처리할 수 있습니다.

그러나 법인카드 또한 주의점이 있습니다. 업무비를 구분하기 위해 사용하는 것이지만, 개인적으로 사용할 수도 있기 때문입니다. 법인카드 사적 사용 시, 회사는 가지급금으로 회계 처리를 해야 하고 임직원은 사용한 금액을 법인 명의 통장에 입금해야 합니다. 올바르게 입금되어 최종 금액만 맞는다면 회계 처리에 있어 문제 되지 않을 수도 있으나, 이후 세무조사 대상에 해당될 수 있어서 법인카드 사적 사용은 엄밀히 금지해야 합니다.

개인형 법인카드의 사용 규정이 궁금하시다면 이 콘텐츠도 읽어보세요.

경비처리 및 지출 규정 한번에 관리하는 법

이와 같이 개인카드 경비처리, 법인카드 사적 사용 등 경비처리에 있어 가장 번거로운 것이 ‘증빙 제출 및 보관’과 ‘보고서’ 작성입니다. 회계 담당자는 제출된 보고서가 지출 규정을 지켰는지, 업무비로 쓰인 것이 맞는지, 제대로 된 증빙이 첨부되었는지 일일이 확인해야 하기 때문입니다. 따라서 최근에는 이를 한 번에 처리할 수 있는 비용 관리 플랫폼이 생기고 있습니다.

스팬딧은 개인카드 경비처리 시 영수증 제출과 전표 입력 과정까지의 절차를 최대한으로 줄이는 비용 관리 자동화 플랫폼입니다. 임직원은 본인이 사용하는 법인카드 또는 개인카드를 스팬딧에 미리 등록할 수 있으며, 해당 카드의 지출 내역은 따로 영수증이나 매출 전표를 준비할 필요가 없습니다.

지출 내역을 자동으로 불러와 터치 한 번에 증빙자료 제출이 가능하기 때문입니다. 만일 스팬딧에 등록되지 않은 카드나 현금 사용 시에는 영수증 사진을 찍어 제출할 수 있습니다. 지출 규정을 설정해놓으면 회계 담당자는 규정을 지켰는지 일일이 대조할 필요 없이 경고 알림으로 바로 확인할 수 있어 시스템에서 승인 및 반려 처리만 하면 됩니다.

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이렇듯 비용 관리 자동화 SaaS 스팬딧을 이용하면 복잡하고 번거로운 경비처리 과정을 빠르고 간단하게 해결할 수 있습니다. 매우 직관적인 기능으로 누구나 쉽게 사용할 수 있으며, 빠른 경비 정산을 위해 회계 담당자가 정산을 미루는 직원을 찾아가야 하는 일도 없어집니다. 스팬딧이 회계 담당자와 임직원에게 자동으로 알람을 주기 때문입니다.

지금까지 개인카드 경비처리와 법인카드 사적 사용에 대해 알아보았습니다. 기업의 지출 및 경비 처리는 언제까지고 기업이 안고 가야 할 숙제와 같습니다. 스팬딧을 통해 조금 더 빠르게, 조금 더 편리하게 경비 처리를 해보는 것은 어떨까요?