거래처 정산, 스팬딧으로 하면 좋은 이유

거래처 정산, 어떻게 하고 계시나요? 여전히 엑셀이나 수기로 입력해 관리하고, 결재도 따로 받고 계시나요?

거래 대금 정산이 필요한 모든 회사가 저마다의 지급 프로세스를 가지고 있을 텐데요, 업무 특성상 내/외부 정산을 함께 관리해야 하거나, 잦은 지급 주기 및 여러 거래처를 다뤄야 할수록 정산 관리는 더욱 복잡하고 어려워집니다.

특히, 어렵사리 정산을 마쳤는데 금액이 맞지 않거나 거래처별 정산 금액이 제대로 추적되지 않아 난감한 경험은 한 번쯤 겪어보셨을 거예요. 그럴 땐 총금액 불일치로 인한 누락된 정산액을 찾아내는 것도 보통 일이 아닐 테고, 처리된 정산 금액을 하나하나 전표로 입력하는 일 또한 굉장히 수고스러운 일이지요.

이같이 여러 단계를 복잡하게 거쳐야 하고, 사후 관리에 번거로운 지급 정산 관리 업무로 인해 몇몇 회사들은 거래처 정산만을 다루는 전문 인력들을 고용하고 있습니다. 그렇다면 거래 대금 정산 시스템은 대체로 어떻게 이루어질까요?

프리랜서 작가나 웹툰 작가들에게 원고료를 지급할 일이 잦은 출판사를 기준으로 한번 살펴보도록 하겠습니다.

A 출판사(이하 A사)는 온/오프라인 모두를 통해 프리랜서 작가나 웹툰 작가들의 기고 활동을 돕는 대형 출판플랫폼입니다. 따라서 A사는 매달 수백, 수천 건의 원고료(인건비용)를 지급해야 하므로 재무/회계 팀과는 별도로 정산 담당 팀이 별도로 존재하고, 팀에서는 실상 한 달 내내 거래 대금 지급 업무만을 담당하고 있습니다.

정산 담당 팀은 1) 매달, 또는 매주 정산이 필요한 원고료 지급 건을 정리하여 산출합니다. 그리고 2) 실제 지급을 위해 각각의 금액 또는 총액에 대한 정산 예정 금액 기안서를 필요시마다 작성하여 내부적으로 올리게 되지요. 이후 3) 해당 결재 건의 승인이 떨어지면, 4) 각각의 정산금(원고료)을 작가 개인 또는 에이전시에 지급하게 됩니다.

총대금 지급이 완료되면 팀원들은 5) 내부 정산 및 결산을 위한 전표 입력을 하나하나 입력하여 진행하게 됩니다. 이에 더해 6) 거래 대금의 총금액 집계와 7) 부가가치세 또는 세금계산서 발행을 위한 엑셀 파일을 따로 작성하는 데 적게는 수일, 많게는 수 주를 소요하기도 합니다.

이처럼 단순 원고료 지급 정산 프로세스만 해도 거쳐야 할 단계가 상당히 많습니다. 그에 더해 요즘 대부분의 출판 업계가 택하고 있는 수익 발생 시 수익 배분(RS, Revenue Sharing)의 과정이 추가된다면 이보다 훨씬 복잡한 과정이 더 추가될 것입니다. 그렇다면 이토록 복잡한 정산 지급 프로세스를 어떻게 하면 조금이라도 간소화하고, 효율적으로 만들 수 있을까요?

이같이 복잡한 거래 대금 정산의 과정을 기업 비용 지출 관리 플랫폼 스팬딧을 통해 대폭 줄여나갈 수 있다는 점, 알고 계셨나요?

출판업계 뿐만 아니라 여행업, 제조업, 전자상거래업 등 많은 기업이 거래 대금 정산의 번거로움에 대한 해법을 찾고 있습니다. 과거에는 엑셀이나 수기로 정산을 관리하면서 오류와 혼란이 빈번히 발생했지만, 이제 그런 어려움을 스팬딧을 통해 해결할 수 있을 것입니다. 그렇다면 스팬딧은 어떤 과정들을 통해 거래처 정산의 번거로운 과정을 간소화 시켜줄 수 있는지 A사의 정산 지급 프로세스를 통해 알아봅시다.

A사에서 원고료 정산을 위해 1) 의 과정인 총정산 예정 금액만 정리하여 스팬딧 내 지출로 등록하면, 이후의 2) 지급액 품의 제출 및 3) 결재 승인 과정이 스팬딧을 통해 쉽고 편리하게 진행될 수 있습니다. 스팬딧 내에서 내/외부 정산을 한데 모아 보다 효율적으로 관리할 수 있게 되는 것이지요.

나아가 출판사의 지급 정책에 맞게 4) 각 정산액이 지급 처리된 이후, 5) 전표 입력과 6) 거래 대금 총금액 집계, 7) 부가가치세 또는 세금계산서 발행을 위한 엑셀 파일 작성의 과정 또한 스팬딧을 통해 모두 자동화할 수 있습니다. 정산 내역이 시스템상 자동으로 기록되기에 실수와 누락을 대폭 줄일 수 있고, 정산 금액 일치 여부를 사전에 감지하고 수정할 수도 있게 됩니다.

뿐만 아니라, 스팬딧을 사용하면 8) 거래처별 정산 추적의 과정 또한 편리하게 진행할 수 있습니다. 이에 기업은 각 거래처에 대한 정산 내역을 자세하고 정확하게 추적할 수 있어, 누락된 정산 금액을 찾아내거나 거래처별 총 정산액을 집계하고 모니터링하는 일이 한층 용이해집니다.

어떠신가요? 번거롭게만 느껴지는 복잡한 거래처 정산 지급 프로세스가 스팬딧을 통해 대폭 줄어든 부분이 보이시나요!

이처럼 거래처 정산 지급 관리 프로세스에 스팬딧을 활용하면, 아래와 같은 과정이 간소화되고 인력과 시간 자원 모두를 효율적으로 활용할 수 있게 됩니다.

• 총정산 예정 금액의 정리 및 지출 반영

• 지급액 품의 제출 및 결재 승인

• 내/외부 정산 통합 관리

• 자동화된 전표 입력

• 거래처별 정산 추적

많은 시간과 인력이 소요되는 번거로운 거래처 대금 정산 프로세스를 효율적으로 관리하려면 엑셀이나 수기 정산, 복잡한 지급 프로세스를 넘어서야 합니다. 단순히 인력만을 충원하는 것이 아닌, 거래처 정산 과정 자체의 자동화가 필요한 것이지요. 그리고 이러한 복잡한 거래처 지급 및 정산 관리 부담을 스팬딧으로 확 줄여보세요.

대금 정산 과정 전반에 걸쳐 지출 관리 솔루션 스팬딧을 활용함으로써, 기업은 자동화된 정산 프로세스로 비용 효율성을 극대화할 수 있습니다. 그리고 그로 인한 오류와 누락을 줄여 정확하고 생산성 있는 지급 정산 과정을 실현해갈 수 있을 것입니다.