그룹웨어 없이 세금계산서 품의하는 2가지 방법
세금계산서 품의 시 그룹웨어 없이 처리하는 2가지 방법
회사에서는 본인이 회계 담당자가 아니더라도, 세금계산서 발행에 대한 이야기는 종종 들을 수 있습니다. 외부업체와의 거래를 마치고 나서 ‘세금계산서 발행은 어떻게 할까요?’라는 거래처 직원의 말에, 회계 담당자의 이메일 주소를 알려주고 해당 이메일로 발행해달라고 합니다. 그리고 회사 내부에서는 회계 담당자가 세금계산서에 대한 지급을 진행하기 위해 품의를 올립니다.
회사의 자금을 운용하는데에 가장 중요한 것 중 하나인 세금계산서를 그룹웨어 없이 품의 올리는 방법은 무엇이 있는지 알아보겠습니다.
세금계산서란?
세금계산서란 부가가치세법상 과세사업자(공급자)가 재화나 용역을 공급하고 공급한 상대(공급받는자)로부터 부가가치세를 포함하여 거래하였음을 확인해주는 증빙 서류를 의미합니다. 모든 사업자는 사업을 시작할 때에 적법한 사업자등록번호를 받아 납세자로 등록되며, 누구나 사업자등록번호를 통해 사업자의 상호, 명칭, 업종, 업태 등을 조회할 수 있습니다.
세금계산서를 작성할 때에는 사업자 등록번호와 함께 공급가액, 부가가치세액, 발급일을 기재하여 쌍방으로 교부합니다. 이로써 상대에게 거래내역 혹은 노동 제공내역을 알리고, 이에 대한 적법한 금액을 지불하였음을 국가에 신고하는 것입니다.
이처럼 세금계산서는 사업자가 재화와 용역이 공급됨을 증명하고 부가가치세를 징수할 수 있도록 하는 영수증의 일종입니다. 또한 국세청 홈택스를 통해서 혹은 ERP 등의 회계 전문 프로그램을 통해 발급 가능하기 때문에, 거래대금의 영수 증빙뿐만 아니라 과세자료로서의 기능 또한 겸합니다.
세금계산서의 발행
세금계산서 발행 요청은 담당자가 하더라도 실제 발행과 수령은 회계 담당자의 이메일로 전송됩니다. 발행받는 담당자가 사전에 회계 담당자에게 어떠한 거래처의 업무에 관한 것인지 알려주기 전에 세금계산서가 먼저 발행되는 경우도 있습니다. 자주 거래하는 업체라면 발주서를 받은 다음에 세금계산서를 발행하게 됩니다. 단, 물건과 대가를 나중에 보내는 것입니다.
업무 담당자는 많지만 회계 담당자는 그렇지 않은 경우도 있기에 가끔은 사전예고 없이 온갖 외부업체의 세금계산서가 우수수 발행되기도 합니다. 이러한 경우 재무 회계 담당자는 발행 경로를 파악하기 어렵기 때문에 일일이 확인하는 작업이 필요합니다.
세금계산서는 대부분 정해진 발급처가 있습니다. 예를 들면 국세청 홈택스와 ERP, ASP 시스템 등 입니다.
매출자는 사업자 등록번호 및 거래정보 입력 후 전자서명으로 발급합니다. 따로 입력하지 않아도 정해진 회계 담당자의 이메일로 발송 안내가 전달됩니다.
최근에는 대부분 전자로 발급하지만 여전히 수기로 발행하는 경우도 있습니다. 영세 기업이나 개인사업자의 경우 드물게 수기를 사용하기도 합니다.
세금계산서의 품의
세금계산서가 발행되면 업무 담당자는 결재를 올려야 합니다. 이메일로 발행받은 것이 아니라면 홈택스에서 다운받을 수 있습니다. 이메일 또는 홈택스에서 다운로드한 서류로 품의서를 작성하고, 그룹웨어를 통해 결재 품의를 올립니다. 이러한 절차는 프로세스가 분절되어 있어 업무량이 많을 경우 놓치기 쉽습니다. 설령 놓치지 않더라도 회계 담당자가 해당 내역을 일일이 확인하고 결재를 올려야 하는 번거로움이 있습니다.
그래서 많은 사업자들은 세금계산서 품의를 조금 더 신속하고 정확하게 처리하는 방법에 대해서 늘 고민합니다. 담당자가 부지런히 챙기는 것만으로는 근본적인 문제가 해결되지 않습니다. 매 건마다 그룹웨어를 통해 품의를 올리고 결재를 받기 위해 기다리는 것은 시간 낭비를 초래하고 담당자를 혼란스럽게 만들기 때문입니다.
스팬딧을 통한 세금계산서 품의
스팬딧은 이러한 복잡한 절차를 간소화하고 업무 누락을 최소화합니다.
먼저, 세금계산서 발행 시 처음부터 스팬딧을 통해 담당자 이메일로 발행하는 것입니다. 이렇게 발행된 세금계산서는 추가적인 설정 없이 자동으로 지출로 등록됩니다. 따라서 회계 담당자와 따로 협의되지 않은 상태로 세금계산서를 수신받더라도 해당 경로를 파악하는 데 들여야 하는 시간과 수고를 줄일 수 있습니다.
두 번째로 스팬딧을 사용하면 세금계산서를 따로 받아 그룹웨어로 품의를 올릴 필요 없이, 스팬딧의 플랜 보고서 기능으로 바로 품의를 올릴 수 있습니다. 스팬딧 내에서는 발행된 세금계산서가 지출로 확인되며 바로 보고서에 첨부할 수 있기 때문입니다. 이를 통해 더 이상 그룹웨어를 거치지 않고 스팬딧에서 한 번에 처리 가능합니다. 절차를 줄이고 시간을 절약하면서 업무 효율성을 증대시킬 수 있습니다.
회사의 규모가 크고, 부서가 많고, 업무가 다양할수록 과정은 더욱 복잡해지고 어려워집니다. 스팬딧은 이러한 복잡함을 SaaS(서비스형 소프트웨어)로 단순화하는 데 집중합니다. 회계 담당자는 업무 속도가 빨라져서 좋고 업무 담당자는 복잡한 그룹웨어 품의 절차가 간소화되어 좋습니다.
여전히 세금계산서의 홍수 속에서 헤매고 있다면, 스팬딧을 활용해 보는 것을 추천드립니다.
