법인 신용카드 비용정책 만들 때 알아야 할 5가지 요소

법인카드는 기업과 임직원이 공적인 이유로 지출할 때 사용하는 카드입니다. 임직원 입장에서는 업무 용도로 지출 시 편리한 방법이며, 기업 역시 비용 추적, 세금 신고 등 여러 지출 정보를 추적할 수 있기에 효율적입니다. 법인카드는 개인적인 용도로 지출하는 개인 카드와 엄연히 다른 개념이기에, 일상생활에서 사용하는 것처럼 다룰 수는 없습니다. 따라서 재무팀은 법인카드 정책을 자체적으로 수립하여 운영하게 됩니다.

그렇다면 어떻게 지출정책을 만들어야 법인카드를 효율적으로 운영할 수 있을까요? 오늘은 법인카드 사용범위부터 사용 규정, 한도 등 비용 정책 수립 시 체크해야 하는 5가지 요소에 대해 알아보도록 하겠습니다.

1. 법인 신용카드 정책이란?

법인 신용카드 정책이란, 임직원이 법인카드 사용 시 지켜야 할 규칙입니다. 개인의 비용이 아닌 회사의 공적인 비용인만큼 아무 때나 마음대로 사용할 수 없기 때문입니다. 임직원은 재무팀이 수립한 법인카드 사용범위, 법인카드 사용 규정, 법인카드 한도에 맞춰 사용해야 합니다.

법인 신용카드 정책은 수립에서 끝나는 것이 아닙니다. 사용 후 발생하는 모든 상황에 대한 관리도 적극적으로 이루어져야 합니다. 언제, 어디서, 어떻게, 왜 지출되었는지 확인하는 과정이 필요합니다. 사용된 비용이 올바른 곳에 제대로 사용되었는지 지출보고서를 통해 정리되어야 하고, 영수증 등 증빙자료를 모아서 회계 처리도 진행해야 합니다. 이러한 데이터 기반이 있어야 재무팀이 비용을 투명하게 관리할 수 있습니다.

2. 법인 신용카드 정책 생성 5단계

법인 신용카드 사용은 법인의 자산을 사용하는 절차이기 때문에 더욱 엄격히 관리되어야 합니다. 정말 필요한 것인지, 어디에 활용할 것인지, 누가 관리할 것인지 등 여러 상황을 고려해야 하기에 지출정책은 이런 상황이 반영되어 수립되어야 합니다. 그렇다면 법인 신용카드를 개설할 때 우리가 꼭 따져봐야 하는 것으로는 어떤 것이 있을까요? 단계별로 파악해야 하는 요점에 대해 알아보도록 하겠습니다.

1) 사용할 카드 종류 선택

첫 번째로 카드를 사용하는 자와 목적, 그리고 이에 따른 카드 종류를 선택해야 합니다. 예를 들어, 임직원 모두가 함께 사용하는 공용이거나, 각 직원에게 하나씩 발급해 주는 개인형일 수도 있습니다. 하지만 카드 종류와 무관하게 카드를 사용한 모든 이들은 지출보고서를 작성하고 제출하는 것에 대한 책임이 뒤따릅니다.

사용자에 따른 법인카드 종류 3가지
1. 공용 법인카드 : 기업 명의의 무기명 법인카드. 법인 명의의 계좌로 결제되며, 법인에 책임이 있음.
2. 기명식 법인카드 : 임직원 명의의 기명식 법인카드. 사용하는 임직원 이름이 카드에 표기되지만 법인 명의의 계좌로 결제되며, 카드 발급 시 임직원이 연대보증인으로 되어있지 않으며 법인에 책임이 있음.
3. 개인형 (지정 계좌) 법인카드 : 법인과 임직원의 신용을 토대로 발급되는 법인 개별 카드. 상환의무가 개인에게 있고, 법인이 연대 보증하는 형식으로 발급됨. 임직원의 신용도가 낮을 경우 발급이 거부될 수 있음.

2) 예산과 지출 검토 및 승인자 결정

두 번째로 법인카드 예산과 한도를 설정하고 이에 따라 지출을 검토하고 승인할 사람이 누가 될 것인지 결정해야 합니다. 최종 확인은 회계팀이 진행하는 것이 대표적입니다. 책임자는 정해진 법인카드 한도, 법인카드 사용범위, 그리고 사용 규정에 따라 승인 여부를 결정하게 됩니다.

3) 사업비용에 대한 정의

세 번째로 '사업비용'의 범위를 구체적으로 정의해야 합니다. 예를 들어, 출장을 간다면 법인 신용카드를 사용하게 될 수 있습니다. 출장도 업무의 일환이고, 비용이 발생하기 때문입니다. 하지만 법인카드 사용범위에 포함되는지 애매하게 느껴지는 경우들이 존재합니다. 예를 들어, ‘사무실 출퇴근용 주유비’는 법인 신용카드 사용범위에 해당할까요? 이런 애매한 부분들에 대한 규정이 구체적이고 확실하게 정해져야 합니다. 회사의 상황 등 다양한 요소를 반영하여 법인카드 사용범위를 더욱 명확히 정의할 필요가 있습니다.

4) 지출보고서 제출과 관리 주기 수립

재무회계팀은 지출이 법인카드 사용 규정에 알맞게 이루어졌는지, 법인카드 한도를 넘지 않았는지 등에 대해 결산하고 정리하는 시간이 필요합니다. 그렇기 때문에 임직원들은 정신 시기를 반영하여 일괄된 주기를 따라 보고서를 제출해야 합니다. 예를 들어 법인 신용카드에 대한 지출보고서를 월별로 확인한다면, 임직원들은 이 시기에 맞춰 월마다 지출보고서를 준비해야 합니다. 보고서 제출 후에도 영수증과 명세서 등 증빙 서류 추적 등 시간이 소요될 수 있으니 이를 고려해야 하며 환급 시기 역시 명확한 설정이 필요합니다.

5) 정책 위반 페널티

법인카드는 당연히 업무용으로 사용되어야겠지만, 때로는 그 기준이 모호하거나 업무에 해당하지 않는 용도로 사용되는 경우가 발생합니다. 악의 없는 실수라 해도, 결과적으로는 법인카드 사용 규정에 어긋난 것입니다. 따라서 잘못된 지출, 승인되지 않은 카드 이용, 카드 분실 및 도난 등의 상황에 대한 페널티가 명확해야 합니다. 공적인 돈을 사용하는 것인 만큼 작은 실수도 미리 예방하는 것이 중요합니다.

3. 법인카드 정책을 통한 사기 방지

잘못된 지출을 방지하기 위해서는 몇 가지 요소들이 충족되어야 합니다. 기본적으로 모든 지출은 지출자와 반드시 매칭되어야 합니다. 그래야 책임을 물을 수 있고, 무단 지출을 방지할 수 있기 때문입니다. 또한 법인카드 한도를 설정하고 공유하여 재무팀이 예산을 더욱 쉽게 유지 관리할 수 있도록 해야 합니다. 마지막으로 오해를 방지하기 위해 회사의 모든 직원이 카드 정책을 볼 수 있게 오픈하는 것도 필요합니다.

4. 걱정 없이 법인 신용카드 관리하는 방법, 스팬딧

회사에서 비용 처리는 예민한 일일 수밖에 없습니다. 아주 적은 금액이라도 오차가 발생하면 그 원인을 파악하고 해결해야 하기 때문입니다. 하지만 이 역시 사람이 하는 일인지라 때로는 모든 과정이 쉽지 않게 느껴지는 것이 사실입니다.

그럴 때는 비용 지출을 효율적으로 관리할 수 있도록 도움 주는 플랫폼을 이용하는 것도 현명한 방법입니다. 휴먼 에러를 줄이고 법인카드 관리를 자동화할 수 있는 ‘스팬딧’을 소개합니다.

스팬딧은 지출 및 비용 관리 플랫폼으로 회계 담당자 또는 회사 비용 지출을 담당하는 관리자들의 업무 효율을 높여주는 해결책입니다. 법인카드를 연동시켜 놓기만 하면 결제 내역을 실시간으로 조회할 수 있고, 영수증을 촬영하면 스팬딧의 특허 기술을 통해 카드 승인 내역을 자동으로 매칭하여 지출로 등록시켜 줍니다. 그래서 별도로 지출보고서를 작성하지 않아도 보고서가 자동으로 제출되고, 승인자 역시 모바일로 확인 및 승인 가능합니다.

스팬딧은 간단한 설정만으로 우리 회사에 맞는 규정을 반영하여 결제부터 결산까지 한 번에 해결해 줄 뿐 아니라 경비정책 기능을 통해 실시간 경비 보고서와 규정을 알아서 대조하고, 어긋난 부분이 있다면 빠르게 알림을 줍니다. 덕분에 스펜딧이 체크해 주는 부분만 추가로 확인하면 됩니다. 법인 신용카드 사용과 관리가 까다롭게 느껴졌다면 스팬딧에서 간편하게 모든 비용을 계획하고 승인까지 해보시기 바랍니다.