법인 적격증빙자료 손쉽게 관리하기

법인 또는 개인사업자는 법인세나 소득세 신고 기한이 지난날부터 5년간 사업과 관련된 모든 거래에 대해 증빙자료를 보관하여야 합니다. 비용 지출 시 법적으로 필수로 지정된 증빙을 “적격지출증빙”, “적격증빙”, 또는 “법정지출증빙” 이라고 하며 크게 정규 지출증빙과 비정규 지출증빙으로 나뉩니다. 이러한 적격증빙자료의 종류와 이를 손쉽게 관리하는 방법에 대해 알려드립니다.

정규 지출증빙

법인이 사업자로부터 재화나 용역을 공급받는 경우에는 세금계산서, 계산서, 신용카드 매출전표, 혹은 현금영수증을 수령하여야 하는데 이러한 서류를 정규 지출증빙서류라고 합니다.
 

1. 세금계산서

세금계산서는 사업자가 거래한 상대방으로부터 부가가치세를 징수한 사실을 증명하기 위하여 발급하는 계산서입니다. 그렇기에 당연히 부가세가 존재하는 과세물품에 대해 발행되며 간이과세자 혹은 면세사업자는 세금계산서를 발행하지 못합니다.

일반적으로 증빙 서류 중 세금계산서는 가장 신뢰성 있는 증빙으로 인정받습니다. 대신 필요적 기재사항을 하나라도 누락하면 정규 지출증빙으로 인정되지 않습니다.

• 필요적 기재사항

  • 공급자의 사업자 등록번호, 성명 또는 명칭

  • 공급받는 자의 사업자 등록번호

  • 공급가액과 부가가치세액

  • 작성 연월일

만약 필요적 기재사항의 일부가 누락되거나 사실과 다르다면 매입세액을 공제받지 못하거나 가산세를 부담하게 됩니다. 다만, 착오로 사실과 다르게 제출되었으나 다른 필요적 기재 사항 등으로 거래사실이 확인되는 경우는 매입세액을 인정받을 수 있습니다.

2. 계산서

계산서 역시 소득세 혹은 법인세에 대한 납세의무가 있는 사업자만이 교부할 수 있습니다. 하지만 세금계산서와 다르게 면세 물품에 대해 발행되는 증빙이며 공급가액만 표기되고 부가가치세는 별도로 표기되지 않습니다. 즉, 세금계산서와 계산서의 차이는 과세물품(세금계산서)에 대한 지출증빙인지, 혹은 면세 물품(계산서)에 대한 지출증빙인지입니다.

면세 물품을 구매하는 경우에는 아무리 공급하는 사업자와 공급받는 사업자가 과세 사업자라고 해도 부가가치세가 별도로 부담되지 않기 때문에 세금계산서를 받을 수 없습니다. 다시 말하자면 세금이 존재하지 않는 거래에 대해 “세금”계산서를 발행할 수 없는 것입니다.

3. 신용카드 매출전표(직불카드포함)

신용카드 매출전표는 재화 및 용역을 공급받은 사업자가 신용카드로 결제하고 지출액을 결제하기 위해 받는 전표를 말합니다. 부가가치세를 공제받기 위해서는 카드사에서 받는 “일자별 카드 이용대금 명세서"와 같이 세액이 별도로 구분 표시된 것으로 받아야 합니다.

법인카드와 임직원 개인카드의 정규 지출증빙 인정 여부

4. 현금영수증

현금영수증은 비용을 지출하고 현금을 내면서 현금영수증 카드 혹은 핸드폰 번호를 제시했을 때 발행되는 전표를 말합니다.

현금영수증도 신용카드 매출전표와 동일하게 인정됩니다. 다만 현금영수증은 근로자를 위한 소득공제용과 사업자를 위한 지출증빙용 현금영수증으로 구분이 됩니다. 따라서 회사 관련 증빙의 경우에는 반드시 지출증빙용 현금영수증을 받아야 합니다.

비정규 지출증빙

비정규 지출증빙이란 세금계산서, 계산서, 신용카드 매출전표, 현금영수증과 같은 정규 지출증빙 외에 사업자가 재화나 용역을 공급받으면서 받는, 거래 사실을 증명하는 서류를 말합니다.

1. 간이영수증

간이영수증은 세금계산서의 필요적 기재사항 중 공급받는 자와 부가가치세가 제외된 약식 계산서를 말하는 것으로 간이영수증 또는 영수증이라고 쓰인 용지에 작성, 또는 금전등록기 영수증을 통해 발행 할 수 있습니다. 부가가치세에 대한 정보가 없기에 필요경비는 인정이 되나, 부가가치세법상 매입세액공제는 불가능합니다.

간이영수증의 경우 주로 사업자가 아닌 최종소비자인 개인을 상대로 3만 원 이하 소액 거래에 사용됩니다. 3만 원 초과 시 적격증빙으로 인정받을 수 없습니다. 만일 비용으로 인정받고자 한다면 2%의 증빙불비가산세(적격증빙 미수취금액 X 2%)를 부담하여야 합니다.

간이영수증은 홈택스에서 따로 조회되지 않으니 자료를 꼭 수집하여야 합니다.

2. 거래명세서, 지출결의서

거래명세서는 거래내역을 판매자와 구매자가 확인하고 공급한 내용의 정확성을 확인하는 서류입니다. 지출결의서는 내부적으로 업무와 관련하여 지출이 예상될 때 이에 대해 결재받기 위해 쓰이는 양식입니다. 두 개 양식 모두 회사에서 내부 관리용으로 활용되는 서식이며 법적으로 정해진 증빙은 아닙니다.

법인이 지출할 때 챙겨야 하는 증빙서류

출처: 세무법인 세이브택스 인부천지점

스팬딧을 통한 손쉬운 증빙자료 관리

지출 및 비용 관리 플랫폼(Spend & Expense Management Platform)을 사용하면 기업에서 지출되는 경비를 통합적으로 관리할 수 있습니다.

이전에는 경비 영수증을 실물로 보관하기 위해 일일이 풀칠하고, 엑셀에 별도로 내역을 정리하여 결재받은 후 회계팀에 제출하는 과정이 필요했습니다. 스팬딧을 사용하면 지출 증빙용 영수증을 모으거나 풀칠할 필요 없이 카드 지출내역을 자동으로 불러오고 현금 지출도 영수증 사진 업로드를 통해 처리 및 보관할 수 있게 됩니다. 또한, 시스템 내에서 비용 내역을 한눈에 확인할 수 있고 회계 프로그램과 연동하여 회계 장부에 경비를 입력하는 것도 자동으로 가능합니다.

지출증빙 보관 의무 준수

경비 처리가 수작업으로 이루어지다 보면, 영수증 분실 등 여러 크고 작은 문제가 발생할 수 있습니다. 예를 들어 영수증 보관이 3개월 정도 지나면 잉크가 흐릿해져 지출증빙 보관 의무에 적합하지 않게 됩니다. 스팬딧과 같은 지출 및 비용 관리 플랫폼을 사용한다면 실물 영수증을 전자 영수증으로 바로 옮길 수 있어 보관 의무를 수월하게 준수할 수 있습니다.

영수증 처리 자동화

카드 내역이 자동으로 지출 및 비용 관리 플랫폼에 입력될 뿐 아니라 설정된 규정까지 반영되기 때문에 엑셀로 따로 입력할 필요가 없어집니다. 이에 따라 수작업의 번거로움 없이 영수증 처리를 최대한 자동화할 수 있습니다.

기업 성장은 업무 내 비효율을 제거하는 것에서 시작합니다. 기존에 수동으로 처리하던 비효율적인 비용 관리 과정을 스팬딧으로 개선한다면 직원은 주 업무에 집중할 수 있고, 경영진은 효율적으로 기업을 운영할 수 있습니다.

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