법인카드 영수증을 잃어버렸을 때 정산 방법

법인카드 영수증 잃어버렸다면? 미리 알아두면 유용한 정산 방법

직장인들은 회사 업무나 각종 활동에 쓰이는 비용을 법인카드로 처리합니다. 법인카드의 사용범위는 꽤 넓기 때문에 회계 담당자들은 직원들의 사용 내역을 정확하게 확인하고 정산 처리를 해야 합니다. 이때 필요한 것이 지출증빙을 위한 법인카드 영수증입니다.

만일 영수증을 분실한 경우에는 어떻게 대처해야 할까요? 증빙을 할 수 없으니 임직원의 사비로 처리해야 하는 것일까요?

오늘은 법인카드 사용범위에 따른 정산 방법 및 법인카드 영수증 분실 시 대처 방법에 대해 자세히 소개드리겠습니다.

법인카드 영수증 정산, 중요한 이유는?

법인카드는 업무와 무관한 용도로 사용하면 안 됩니다. 법인카드 사용범위에 맞지 않게 사용하면 해당 비용에 대한 법인세법 상 혜택을 받지 못해 법인세 증가는 물론, 가산세까지 발생할 수 있기 때문입니다. 따라서 법인카드는 이용 내역에 대한 영수증 증빙 처리가 굉장히 중요합니다. 많은 회계 담당자분들이 꼼꼼하게 카드 영수증 관리를 하는 것도 이러한 이유 때문이죠.

특히 마트나 온라인 생필품 사이트 등에서 법인카드를 사용했다면 개인적 경비 사용으로 오인될 수 있습니다. 이러한 경우 임직원은 법인카드 사용범위에 맞게 이용했다는 것을 보여주기 위해 필수로 영수증을 증빙해야 합니다. 카드 영수증 증빙을 통해 사용처와 금액, 날짜, 시간, 구매내역 등을 상세하게 확인할 수 있기 때문에, 차후 법인카드 사용범위에 맞는지 소명을 요구받거나 세무조사를 받을 때 활용할 수 있습니다.

법인카드 영수증 쉽게 관리하는 노하우

세법상 법인카드 영수증은 5년 간 보관 의무가 있습니다. 세무조사나 기업 조사 과정에서 필요하기 때문에 보관에 유의해야 합니다. 하지만 임직원들이 사용한 수많은 법인카드 영수증을 모두 모아 관리한다는 것은 현실적으로 매우 번거롭고 어려운 일입니다.

이때 법인카드 영수증을 보다 쉽게 관리하려면 연도별, 월별로 파일이나 상자 분류하여 보관하는 것이 차후 영수증 내역 확인이 필요할 때 효과적일 수 있습니다. 또한, 법인카드 영수증은 반드시 원본을 보관해야 하는 것은 아니므로 사진을 찍어서 보관을 하는 것도 가능합니다.

이렇게 영수증을 사진으로 찍어 보관하면 향후 법인카드 영수증 재발급 등이 필요할 때 사진을 인쇄해 활용할 수 있습니다. 다만 회계 담당자의 개인 휴대폰 등에 업무 관련 영수증 사진을 모두 보관할 수는 없기 때문에 비용 관리 플랫폼의 영수증 촬영 기능을 활용하는 것을 추천드립니다.

법인카드 관리에 유용한 스팬딧의 3가지 기능

카드 연동으로 결제 내역 실시간 조회 가능

기업 비용 관리 플랫폼 스팬딧에서는 법인카드를 연동할 경우, 법인카드 사용 내역을 실시간으로 조회할 수 있습니다. 그렇기 때문에 회계 담당자 입장에서는 법인카드가 사용범위에 맞게 사용되고 있는지 한눈에 확인할 수 있습니다. 법인카드 영수증 원본과 스팬딧 내에서 조회되는 결제 내역을 손쉽게 비교하여 꼼꼼한 정산 처리를 할 수 있습니다.

영수증 촬영 후 지출 등록 가능

스팬딧 앱을 사용하여 원본 영수증을 촬영하면, 스팬딧의 특허 기술을 통해 법인카드 승인 내역과 자동으로 매칭 하여 지출로 등록할 수 있습니다. 영수증 촬영 기능을 통해 앱으로 카드 영수증 저장이 가능하고 지출 내역으로 등록되기 때문에 편리한 기업 비용 정산이 가능해집니다. 또한 회계 담당자가 지정한 날짜나 설정한 주기에 따라 지출 결의서를 자동으로 제출받을 수 있고, 모바일로 보고서 확인이나 승인 업무도 할 수 있습니다.

실물 영수증 분실 시 등록된 전자 영수증으로 대체 가능

법인카드 영수증 정산을 해야 할 때 카드 영수증 하나가 분실되었다면, 법인카드 영수증을 재발급받기까지 꽤나 번거로운 과정을 거쳐야 합니다. 우선 어느 날짜의 영수증이 분실되었는지 지출 결의서 내역과 일일이 대조를 해야 합니다. 영수증 날짜가 확인되었다면 카드사 등 관련 홈페이지에서 법인카드 영수증 재발급을 받을 수 있습니다.

스팬딧에 법인카드를 등록하면 법인카드 영수증이 자동으로 보관되기 때문에 영수증 분실 시에도 유용하게 활용할 수 있습니다. 원본 법인카드 영수증을 분실했다 하더라도 스팬딧 앱에 저장된 사진을 확인해 영수증을 재 출력하면 되기 때문에, 별도로 법인카드 영수증 재발급을 받아야 하는 수고로움을 덜어줍니다. 그래서 회계 담당자들의 업무 시간을 단축시킬 수 있고, 보다 정확한 정산 관리가 이뤄질 수 있습니다.

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오늘은 회계 담당자에게 중요한 법인카드 사용과 관련하여, 법인카드 영수증이 중요한 이유와 관리 노하우 그리고 영수증을 효과적으로 관리할 수 있는 비용 관리 플랫폼까지 소개해드렸습니다. 시간적, 금전적 손실 없이 정확하면서도 효율적인 기업 비용을 정산하는 노하우를 경험해보시기 바랍니다.