이번 달도 어김없이 결산이 돌아왔습니다.
직원들에게 영수증 제출해달라고 공지해야 하지, 영수증 안내면 내라고 해야 하지, 그룹웨어를 사용하면 그룹웨어에 빨리 입력해달라고 해야 하지, 비용 규정 맞게 썼는지 일일이 확인해야 하지, 상위 라인에 승인도 받아야 하지, ERP에 전표 입력해야 하지.
고단하고 지루한 업무를 할 생각에 월 마감은 시작도 하기 전인데, 벌써부터 두려워집니다.
영수증도 정해진 날짜까지 딱 내주면 좋을텐데, 직원들도 바빠서 그런지 기한 내에 제출 못하는 분들이 꽤 있습니다. 제출 마감일 전에 몇 번씩 공지해도 깜박하는 분들이 꼭 생기는 이유는 대체 무엇일까요?
영수증 제출이 귀찮아 미루는 직원들이 종종 있는데, 이렇게 지체해도 되는 일이 절대 아닙니다. 영수증 제출이 회계 결산 프로세스의 시작이라 이게 늦어지면 비용 규정 검토, 상위 라인 승인, 전표 입력, 비용 환급 등 모든 과정이 뒤로 미뤄지게 되고 회계 결산 업무도 자연히 늘어지게 됩니다. 매번 발생하는 소모적이고 비효율적인 업무에서 벗어나 영수증 제출을 기한 내에 완료할 수 있는 방법을 소개해드립니다.
방법 1. 종이 영수증을 없애세요.
영수증 제출하면 수북히 쌓인 종이 영수증이 떠오를 겁니다. 직원 입장에서도 한 달에 한 번 종이 영수증을 날짜 순서대로 정리해야 하고, 영수증을 잃어버렸으면 카드 매출전표 출력, 풀칠, 스캔 등 해야 할 일이 많습니다. 제출 과정이 번거롭다 보니 차일피일 미루게 되고, 그러다 깜박하고 영수증 제출을 제때 못하는 경우가 생깁니다.
회계담당자도 종이 영수증을 받아서 일일이 검토하고 전표 입력하고 따로 보관하는 것도 여간 번거로운 일이 아닙니다. 종이 영수증은 존재 자체가 직원은 물론 회계담당자까지 모두를 귀찮게 하기 때문에 이를 없애는 것이 해결책입니다.
“종이 영수증 없이 지출 증빙 어떻게 하나요?”
스팬딧은 종이 영수증 없어도 지출 내역을 전자 영수증으로 확인할 수 있습니다.
방법 2. 자동 알림을 활용하세요.
보통 회계 결산 마감일을 지키기 위해 그리고 늦게 내는 직원을 방지하고자 마감일 1~2주 전에 영수증 제출을 미리 공지하는 경우가 많습니다. 그리고 이후로도 2~3차례 반복해서 영수증을 기한 내에 제출해달라고 요청하죠.
그렇지만 미리 공지를 하더라도 아직 해당 월 직원들의 카드 사용이 끝난 것이 아니기 때문에 회계담당자가 공지를 한 시점과 직원들이 실제 영수증을 제출하는 시점이 달라서 깜박하는 경우가 많습니다.
공지하고 바로 제출하면 좋을 텐데 말이죠.
스팬딧은 영수증 제출해야하는 날짜에 맞춰 자동으로 이메일, 메신저, 앱 푸시로 제출 공지 알림이 가도록 설정할 수 있습니다. 이뿐만 아니라 제출하는 직원도 ‘보고서 스케줄 제출'이라는 기능을 통해 정해진 날짜에 자동으로 영수증을 제출할 수 있습니다.
방법 3. 영수증 제출과 보고서 품의를 동시에 하세요.
직원들이 영수증을 제출하면 알아서 비용 환급을 해주는 경우도 있지만, 대부분은 엑셀이나 그룹웨어 입력도 해야 하고 경비 보고서 만들어서 품의 올리고 승인까지 받아야 환급을 해줍니다.
영수증 제출 따로, 보고서 품의 따로 진행되다 보니 제출자 입장에서는 번거롭고 귀찮은 일이 됩니다. 그러다 보니 또 미루게 되고 시간이 지나 깜박하게 됩니다. 관리자 입장에서도 영수증 받아야지 보고서 받아야지 상위 라인 승인 반려되면 확인해야지 점점 업무가 늘어납니다.
영수증 제출과 보고서 품의가 동시에 이뤄지면 이런 문제를 속 시원하게 해결할 수 있습니다. 스팬딧은 자동으로 불러온 지출 내역 중에서 비용 환급받을 내역만 선택해서 보고서 제출하면 끝입니다. 물론 상위 라인의 승인은 필요하지만, 이 모든 과정을 웹이나 앱으로 빠르고 간편하게 진행할 수 있습니다.
스팬딧은 회계 결산 사전 준비(Pre-Accounting) 단계를 똑똑하게 돕습니다. 이제 스팬딧이 매달 돌아오는 게 두려운 월 마감을 간편하게 작업하실 수 있게 힘이 되어 드리겠습니다.
