우리 회사 비용 정책 수립하기

비용 정책이란?

비용 정책은 여비 규정, 컴플라이언스 등 기업에서 지켜야 하는 지출 및 비용 관리에 대한 정책을 의미합니다. 여비 규정은 식대, 출장비(급지별 분류), 교육훈련비 등에 대한 금액 한도와 지출 방식 등에 대한 정책입니다. 컴플라이언스는 기업의 법령 준수를 의미합니다. 비용에서도 기업은 법적·사회적 책임을 잊지 말아야 하는데요. 배임·횡령과 같은 부정행위가 발생할 수 있기 때문입니다. 이처럼 비용 정책은 지출이 발생하는 사실상 모든 기업이 갖추어야 합니다.

비용 정책을 수립하면 여러 장점이 있습니다. 우선, 비용 절감 효과를 볼 수 있습니다. 정해진 규칙대로 비용을 사용하기 때문에 비용의 오남용이 줄어들기 때문입니다. 다음으로 비용 가시성을 확보할 수 있습니다. 제한된 용도·용처에서만 비용을 지출할 수 있기 때문에 어디서 어떤 목적으로 쓰인 돈인지 쉽게 파악할 수 있기 때문인데요. 비용 가시성을 확보하면 현재 기업의 재무 상태를 파악하거나, 앞으로 예산을 편성할 때도 참고할 수 있습니다.

또한, 비용 정책을 잘 수립하고 운영하면, 기업의 법적 분쟁을 예방할 수도 있습니다. 최근 언론을 통해 대기업, 금융권 등에서 발생한 배임·횡령 사건을 많이 접해보셨을 겁니다. 사건이 발생한 기업도 비용 정책은 수립했겠으나, 이를 잘 운영하고 감시하지 못해서 사건이 발생했다고 볼 수 있는데요. 이처럼 비용 정책은 단순히 수립하는 것으로 끝나지 않고 지속적인 모니터링을 통해 규정 준수 여부를 확인해야 비로소 의미가 있습니다.

효과적인 비용 정책

좋은 비용 정책은 원하는 목표를 달성하면서 비용을 낭비하지 않는 것이라고 정리할 수 있습니다. 여기서 목표는 KPI, 직원의 업무 수행 능력이나 만족도 등을 의미합니다. 식대를 예로 들어볼까요? 식대 지급은 기업의 의무가 아닙니다. 그렇다고 식대를 지급하지 않는다면 직원의 업무 수행 능력이나 만족도가 떨어질 수 있기 때문에 결과적으로 원하는 목표를 달성하기 어려워질 수 있습니다. 반대로, 식대를 무한정 지급한다면 비용이 과다하게 발생할 수 있습니다.

따라서, 효과적인 비용 정책을 수립하기 위해서는 기업 특성을 충분히 반영해야 합니다. 기업마다 편차는 있지만, 공통으로 발생하는 비용은 식대, 복리후생비, 교통비, 출장비, 업무 추진비(구 접대비), 교육훈련비 등이 있는데요. 이 계정과목에 대한 적절한 한도는 해당 기업의 업종, 규모, 위치, 출장 여부 등 다양한 환경에 의해 책정되어야 합니다.

가령 영업 직군이 많은 기업이라면 영업팀의 활동을 지원하기 위해 교통비, 업무 추진비 등에 많은 한도를 부여하는 것이 좋은데요. 물론 비용을 제한하는 것보다 비교적 자유롭게 운영할 때 결과도 비례하여 좋아지는 상황에 해당합니다. 결과는 개선되지 않고 비용만 증가하는 구조라면 정책을 재수립할 필요가 있습니다.

비슷하게 개발 직군이 많은 기업이라면 교육훈련비, 장비구매비 등에 높은 한도를, 물가가 비싼 지역에 있는 기업이라면 평균보다 높은 식대 한도를 부여할 필요가 있습니다. 특히 식대 같은 경우 2023년부터 비과세 한도가 기존 10만 원에서 20만 원으로 상향되었는데요. 2024년에는 가파른 물가 상승률을 반영하여 식대 비과세 한도를 30만 원까지 상향하자는 법안이 발의되기도 했습니다.

이처럼 비용 정책은 기업이 처한 특성에 맞게 수립해야 합니다. 하지만 여전히 많은 기업은 비용 정책을 갖추고 있지 않거나, 제대로 운영하는 것을 어려워하는 것 같습니다.

비용 정책 유형

비용 정책이 없는 기업

고객과 상담을 진행하다 보면 생각보다 비용 정책을 수립하지 않은 기업이 많다는 것을 알게 됩니다. 이는 스타트업에만 국한되지 않고 업력이 오래된 기업에도 해당합니다. 비용 정책이 없다는 것은 영업 활동에 드는 금액에 제한이 없거나 매번 다르게 적용될 수 있다는 의미인데요. 결과적으로 과다한 지출이 발생할 가능성이 있습니다.

정책을 명확하게 수립하지 않은 기업

비용 정책은 있으나, 구체적으로 명시하지 않은 경우입니다. 보통 위임 전결 규정에 상위 계정과목에 대한 금액 정도만 명시해둔 기업이 많습니다. 식대라면 점심·저녁, 인원, 목적 등에 따라 달라질 수 있고, 출장비라면 급지, 이동 수단 등에 따라 나누어야 합니다. 정책이 세분되지 않은 경우 비용 가시성이 떨어질 수 있어 하위 계정과목에 대한 정확한 측정이 어렵습니다.

규정 준수 여부를 확인할 수 없는 기업

세분화된 비용 정책까지 수립했으나, 규정 준수 여부를 모니터링 할 수 없는 경우입니다. 가장 많은 기업이 이 유형에 해당할 것으로 예상하는데요. 준수 여부를 확인할 수 없다면 사실상 정책은 무의미합니다. 직원이 배임·횡령 등 부정행위를 발생시켜도 기업은 이를 잡아낼 수 없기 때문입니다. 직원으로서도 불편한 건 마찬가지입니다. 비용 정책을 잘 알고 있는 경우가 아니라면 잘못된 지출을 발생시킬 가능성이 있기 때문인데요. 인사 고과에 불이익을 받거나, 법적 책임을 질 수 있기에 미준수 여부를 확인하는 것은 기업과 직원에게 모두 필요합니다.

법인카드 부정사용에 대한 자세한 내용은 해당 콘텐츠를 참고해주세요.

스팬딧을 활용한 비용 정책 수립

스팬딧은 기업 지출 및 비용 관리 솔루션입니다. 유니콘 스타트업부터 대기업까지 국내 약 4,000여 개 기업이 스팬딧을 도입하여 재무회계 업무의 혁신을 경험하고 있습니다. 스팬딧은 전체 Pre-Accounting(사전 회계) 프로세스를 자동화하여 모든 전표를 처리할 수 있습니다.

스팬딧은 비용 정책을 수립하고 모니터링하는데 특화된 기능을 제공합니다. 스팬딧의 폴리시 기능을 활용하면 여비 규정, 컴플라이언스 위반 여부 확인 등 비용 정책 운영을 자동화할 수 있습니다. 폴리시 기능을 활용하면 간편하게 카테고리(계정과목)별 한도를 설정할 수 있습니다. 카테고리에서 지출은 일별, 건별로 선택할 수 있고 시간과 거리도 입력하여 세분화된 비용 관리가 가능합니다. 또한 지출 건에 대해 매입세액 공제/불공제 여부를 체크할 수 있기 때문에 향후 부가세 신고 시 유리합니다.

또한, 스팬딧은 규정 준수 여부를 자동으로 파악합니다. 규정에 어긋난 지출이 발생하면 즉시 확인할 수 있으며 해당되는 지출 항목과 사유(거리, 시간, 한도, 영수증 미첨부) 등을 알려줍니다.

또한, 비용 정책에 맞춰 개인형 법인카드나 개인카드를 사용한 경우, 스팬딧을 통해 비용 정산·환급 프로세스도 자동화할 수 있습니다. 스팬딧은 환급 대상자에 대한 미환급 금액, 경비 환급 완료 금액, 총 보고 금액을 조회할 수 있습니다. 그 결과 관리자는 스팬딧이 제공한 데이터대로 일괄 환급을 진행할 수 있습니다. 환급 대상자가 환급금 입금 확인을 체크할 수 있기 때문에 관리자는 제대로 환급이 되었는지 확인할 수 있습니다.

스팬딧으로 해결할 수 있는 Pain Point 정리

• 계정과목 별 한도에 대해 수기로 관리 → 카테고리 인당/건별 한도 설정으로 관리 자동화

• 경비 위반사항에 대해 회계팀에서 수기 검토 후 반려 → 보고서 등록 시 위반 사항 자동 알림

• 보고서 내용에 따라 환급 금액을 수기로 계산 → 보고서의 승인이 완료되면 환급금액이 자동으로 계산

• 환급이 되었는지 담당자가 수기로 트래킹 → 임직원에게 환급 후 해당 보고서에 대한 환급 확인 요청

오늘은 기업의 비용 정책을 수립하는 방법을 알아보았습니다. 비용 정책에 정답은 없습니다. 하지만 비용 절감, 비용 가시성 확보를 위해서 반드시 비용 정책을 수립해야 하며, 구체적인 정책은 기업의 환경을 고려해야 합니다. 만약 비용 정책이 미비하거나, 규정 준수 여부를 자동으로 확인할 수 없으시다면 스팬딧에게 문의해주세요. 스팬딧이 기업의 비용 정책 수립과 운영 자동화를 도와드리겠습니다.