한 번에 정리하는 법인카드 사용 범위 4가지
한 번에 정리하는 법인카드 사용 범위 4가지
회계 담당자라면 한 번쯤 검색해 본다는 법인카드 사용 범위, 그중 가장 헷갈리는 것은 단연 법인카드 사적 사용에 대한 내용입니다. 애초에 법인카드 사적 사용이 가능한 것인지, 된다면 그 범위를 어떻게 설정해야 하는지 잘 모르시는 분들이 많습니다. 특히나 최근 재택근무가 늘어나면서 법인카드 관리가 더욱 까다로워졌기 때문에 기존 사용 범위를 재점검해야 하는 경우도 생겼습니다.
법인카드 사용 범위 관련 회사 내규는 회계 담당자인 우리가 확인하기 때문에, 혹여나 잘못되면 법에 저촉되거나 횡령 사건에 휘말리는 것까지 이어질 수 있습니다. 그만큼 법인카드 규정은 중요하다는 것! 오늘은 회계 담당자 혹은 재무 담당자분들을 위해 법인카드 사용 범위 및 법인카드 사적 사용에 관한 내용을 정리해봤습니다.
법인카드 사적 사용 가능할까?
법인카드 사용 범위를 알아보기 앞서 법인카드 사적 사용 가능 여부부터 짚고 넘어가겠습니다. 결론부터 말씀드리면 법인카드 사적 사용은 금지되어 있습니다. 왜냐하면 법인카드의 근본적인 목적이 개인 비용과 업무 비용을 분리해 관리하는 것이기 때문입니다. 따라서 엄밀히 따지면 사업의 대표자, 임원, 직원 모두 법인카드 사적 사용이 불가하며, 재무 담당자는 업무 비용과 개인 비용이 섞이지 않도록 관리해야 합니다.
만일 임직원이 실수로 법인카드 사적 사용을 했다면 어떻게 대처해야 할까요? 임직원은 회계 담당자 혹은 재무 담당자에게 법인카드 사적 사용 사실을 알려서 회계상 업무 비용으로 처리되지 않도록 해야 합니다. 그리고 법인카드 사용 금액 전체가 회사 명의의 은행 계좌에서 결제되는 경우, 회계 담당자는 사적으로 사용한 법인카드 비용을 가지급금으로 회계 처리해야 합니다. 해당 금액은 이후 임직원에게 돌려받아 상계처리 하면 됩니다. 하지만 가지급금 계정은 세법상 법인에게 불리하거나 손해를 줄 수 있으므로 소명처리가 잘 되어있어야 하며, 법인카드 사용 범위 교육과 엄격한 규제가 필요합니다.
이런 복잡한 과정 없이 법인카드 사적 사용을 제어하는 방법이 있습니다. 바로 법인용 법인카드 대신 개인형 법인카드를 임직원에 지급하는 것입니다. 법인용 법인카드는 카드 사용 금액에 대한 1차 결제 의무가 법인에게 있습니다. 반면 개인형 법인카드는 개인에게 1차 결제 의무가 있기 때문에 법인카드 사적 사용에 관한 소명이 더 수월합니다. 따라서 다수의 임직원들이 법인카드를 사용해야 하는 기업이라면 개인형 법인카드 발급을 하는 것이 합리적입니다.
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법인카드 사용 범위 자세히 알아보기
법인카드 사용 범위에 대해 더 자세히 알아보겠습니다. 법인카드 사용 범위는 크게 다섯 가지로 나눌 수 있습니다.
물품구매대금 결제 내역 : 사무실에 필요한 가구나 비품, 전산기기, 소모품 등을 구입할 때 사용 가능합니다.
여행 및 출장비 : 비행기 티켓부터 버스 및 지하철 요금, 식대 비용, 숙박비 등을 회사 내규에 따라 법인카드로 결제할 수 있습니다.
생활편의 및 복리후생비 : 임직원 경조사의 화환 금액, 선물 대금, 검진료 등의 각종 생활편의 및 복리후생비도 사업비로 처리됩니다. 다만 개인 비용과의 분리를 위해 재무회계 담당자의 승인 여부과 세부 내역이 증빙자료로 보충되어야 합니다.
접대비 및 회의비 : 접대비의 경우 5만 원 이상일 경우 현금 사용이 불가하며, 법인카드 사용이 의무로 지정되어 있습니다. 공무원 접대비와 다르게 일반 사법인은 청탁 금지법(김영란법)이 적용되지 않아 금액 한도는 회사 내규에 따릅니다. 접대비는 법인카드 사용 범위가 모호하기 때문에 항상 유의하고 금액 및 상대, 목적 등 필요한 증빙을 미리 준비해야 합니다.
전화비, 전기비 및 우편료 같은 각종 공과금 : 법인카드 사용 범위에 해당되며, 이 모든 비용이 사업을 위한 비용이어야 하는 것은 변함이 없습니다.
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법인카드 사용 시 주의사항
법인카드를 사용할 때 흔히 헷갈리는 주의사항을 알려 드리겠습니다. 법인카드 사용 및 지출은 기본적으로 사업 및 업무와 연관이 있어야 한다는 것만 기억하시면 됩니다.
업무와의 연관성을 입증하기 어려운 시간대에 법인카드를 사용할 시 유의가 필요합니다. 즉, 주말이나 공휴일, 심야, 새벽에 사용한 경우에는 업무용 지출이라는 사실을 필히 입증해야 합니다.
현금화하기 쉬운 상품권이나 사치성 물품 등은 사업비로 처리하기 어렵습니다. 또한, 같은 거래처에서 분할 결제된 경우, 친인척 가족을 동반한 출장에서 사용될 경우, 업무용으로 보기 어려운 사용처에서 사용한 경우 등도 마찬가지입니다.
법인카드 사용 범위는 전적으로 회사 규정에 기반하기 때문에 법적으로 문제가 되는 것은 아니지만, 회계 담당자 혹은 재무 담당자가 위와 같은 경우 꼼꼼하게 모니터링할 필요가 있습니다. 법인카드 내역이 업무와 관련된 것이 맞는지, 맞다면 어떻게 입증이 가능한지 항시 확인해야 합니다. 이와 더불어 법인카드가 올바르게 사용될 수 있도록 임직원 교육을 진행할 수 있습니다.
법인카드 관리 자동화 툴 추천
회계 담당자 혹은 재무 담당자는 임직원의 법인카드 사적 사용을 금지하고, 회사가 정한 사용 범위 내에서 사용하도록 교육해야 합니다. 그렇게 결제된 법인카드 사용 내역을 내부적으로 확인하는 것도 우리의 몫입니다.
그렇지만 이를 일일이 실물 영수증으로 확인하고, 종이나 엑셀로 비용 확인서를 작성한다면 복잡할뿐더러 정확성이 떨어질 수 있습니다. 이럴 때 사용할 수 있는 비용 관리 플랫폼이 있습니다. 스팬딧은 법인카드를 시스템에 연동시켜, 사용된 모든 비용을 한눈에 확인할 수 있는 플랫폼입니다. 임직원이 법인카드로 결제하면 스팬딧에 자동으로 지출 내역이 등록됩니다. 이렇게 등록된 비용 목적과 세부 사항, 동반자 여부 등이 플랫폼에 보관되어 정리하기도 쉽습니다. 스팬딧을 이용하면 회계 담당자 및 임직원 모두 간단하고 직관적으로 회계 처리 및 비용 관리를 할 수 있습니다. 스팬딧은 비용 관리 플랫폼뿐만 아니라 법인카드 발급 서비스도 제공하고 있습니다.
오늘은 법인카드 사적 사용 가능 여부, 그리고 접대비 등 법인카드 사용 시 주의사항 등 회계 담당자 및 재무 담당자가 꼭 알아야 하는 법인카드 사용 범위에 대해 알아보았습니다. 궁금증이 생기셨다면 더 알아보기를 통해 스팬딧 도입 문의를 남겨주세요. 스팬딧의 전문 매니저가 친절하게 도와드리겠습니다.
