해외 법인의 비용을 관리하는 방법

💡해외 진출은 선택이 아닌 필수가 되어가고 있습니다. 국내를 넘어 더 큰 매출과 성장을 기대할 수 있기 때문인데요. 그만큼 국내에 본사를 둔 해외 법인, 지사가 증가하고 있습니다. 하지만 해외 법인의 비용을 온전히 관리하는 것은 쉽지 않은데요. 오늘은 그 이유와 해결 방법을 알아보겠습니다.

스팬딧 spendit

Nov 21, 2024

Contents

국내 기업의 해외 진출 현황 해외 진출 규모 해외 진출 형태 해외 진출 시 발생할 수 있는 비용 관리 리스크 회계 기준 및 세법의 차이 출장비 관리의 어려움 환율 변동 리스크 솔루션 유지 보수의 어려움 스팬딧을 활용한 해외법인 비용 관리 폴리시를 통한 비용 정책 설정 해외 출장비 관리 다양한 통화 지원(매일 환율 연동)클라우드 기반 SaaS Pain Point & 스팬딧 해결 포인트

국내 기업의 해외 진출 현황

해외 진출 규모

2024년 6월 대한무역투자진흥공사(KOTRA)의 발표에 따르면 해외에 진출한 국내 기업은 최소 11,567개 입니다. 이는 2020년 대비 11.2% 증가한 수치입니다. 정보 제공에 동의한 기업에 한해 수록된 자료이기 때문에, 실제 진출 기업의 수는 더 많을 것으로 예상됩니다. 주요 진출 지역은 다음과 같습니다.

동남아대양주: 50.5%
중국: 20.2%
유럽: 7.1%
북미: 6.3%

해외 진출 형태

해외 법인

본사와는 독립된 법인체로서 진출하려는 국가의 현지 법에 따라 설립된 법인입니다. 본사 조직의 일부가 아닌 별개의 조직체입니다. 법적분쟁 발생시 유한책임만 지게 되며, 현지법인과 모회사는 모든 금전적, 법적 책임과 의무는 서로에게 전가되지 않습니다.

삼성전자 미국 법인(Samsung Electronics America)
베이징 현대자동차(Beijing Hyundai Motor Company): 베이징 자동차 그룹과 현대자동차의 합작 기업

해외 지사

본사에 종속되어 있으며, 본사에서 분리된 독립 법인이 아니므로 본사의 한 부분입니다. 본사에 적용되는 법이 지사에도 그대로 적용됩니다. 본사를 대표해 해당 국가에서의 수출입, 판매 등 모든 영업활동을 이행하지만 대부분의 운영에 있어 본사에 의존하는 성격이 짙고 법적으로 독립되어 있지 않습니다. 다국적 기업의 지점이나 지사에 해당합니다.

Marriott Hotel의 전세계 지점
신한은행 뉴욕 지점
Microsoft Store 전세계 지사

연락 사무소

실질적인 사업을 수행할 수 있는 고정사업장을 설치하기 이전 단계에서 설치합니다. 현지에서 상품구매자와 본사를 연결하는 대화의 창구로 사용되거나 현지의 여러 가지 정보를 수집하여 본사에 보고하는 등의 보조적인 기능을 수행합니다. 연락사무소는 상업등기부에 등록할 필요가 없고, 영업신고를 통해 허가만 받으면 되므로 가장 간단하게 설치할 수 있습니다. 수익이 창출되는 영업활동이 불가하기 때문에 납세의무가 발생하지 않습니다.

해외 진출 시 발생할 수 있는 비용 관리 리스크

해외 진출은 더 큰 사업 기회가 있다는 점에서 매력적이지만, 본사 입장에서는 관리해야 하는 영역이 늘어나기 마련입니다. 특히 해외 법인에서 발생하는 비용을 관리하는 것은 쉬운 일이 아닙니다.

회계 기준 및 세법의 차이

국가마다 세법, 규정이 달라서 일원화된 비용 정책을 설정하고 적용하기 어렵습니다.

한 예로, 우리나라에서 접대비는 업무와 관련된 비용에 한해서 대기업 1200만 원, 중소기업 3600만 원까지 비용처리가 가능합니다. 미국은 2018년 이전까지 접대비(Entertainment)의 50%를 공제할 수 있었지만, 현재는 대부분의 접대비에 대해 세금 공제가 허용되지 않습니다.

식사비(Meals)의 경우 일부 공제 가능한 항목이 있고, 또한 직원 대상 이벤트(연말 파티, 팀 빌딩 활동)는 공제가 가능합니다.

영국에서는 일반적으로 접대비를 세금 공제 대상으로 인정하지 않지만, 직원 접대 등 특정 상황에서는 공제를 허용합니다.

출장비 관리의 어려움

해외 법인이나 지사가 있는 경우 해외 출장이 잦습니다. 그만큼 출장비를 관리하는 것도 어려운 일인데요.

명확한 출장비 규정이 없거나, 있더라도 출장비를 수기나 엑셀 기반으로 기록하는 기업이 많습니다. 특히 매번 출장 품의서와 예산을 작성해서 올리는 것도 번거롭고, 품의한 내용과 실제 지출 내역을 비교하는 것은 시간이 많이 소요되는 일입니다.

환율 변동 리스크

해외 지사의 비용은 현지 통화로 발생하지만, 국내 본사는 자국 통화로 환산해야 합니다. 이는 환율 변동에 따라 동일한 비용이라도 본사 입장에서는 증가하거나 감소할 수 있습니다.

솔루션 유지 보수의 어려움

해외 법인의 비용 관리를 위해 ERP나 비용 관리 플랫폼(Expense Management Platform)을 고려하기도 합니다. 다만 ERP는 경비, 지출 관리에 특화되어 있지 않고, 비용 관리 플랫폼이라도 온프레미스(구축형)의 경우 구축이나 유지보수가 어렵다는 단점이 있습니다.

결국 해외 법인의 온전한 비용 관리를 위해서는 본사와 법인이 동일한 비용 관리 플랫폼을 활용해야 합니다. 같은 플랫폼을 활용할 경우, 전사의 비용 가시성을 높일 수 있고, 각 국가에 맞는 비용 정책을 설정하고 이를 감시할 수 있기 때문입니다.

스팬딧을 활용한 해외법인 비용 관리

스팬딧은 약 4,000여 개 기업이 사용하는 비용 관리 플랫폼입니다. 해외에서는 Brex, Ramp, Expensify와 플랫폼을 활용하여 비용을 관리하는 것이 일반적입니다. 스팬딧은 국내 본사와 해외 법인의 비용 관리를 위한 최적의 솔루션을 제공합니다. 스팬딧을 통한 본사 통합 비용 관리로 전사적 비용 가시성을 확보할 수 있습니다.

폴리시를 통한 비용 정책 설정

폴리시는 스팬딧에서만 제공하는 독립적인 비용 정책 기능입니다. 해외 법인, 지사마다 별도의 비용 정책을 설정할 수 있습니다. 폴리시를 활용하면 다양한 법인을 한번에 관리할 수 있다는 장점이 있습니다.

통일된 비용 정책을 적용할 수도 있고, 국가별로 Localization이 필요한 경우 카테고리마다 별도 규정을 설정할 수 있습니다. 지출 한도, 허용 시간, 거리 규정, 영수증 첨부 여부 등 해당 법인에 맞춰 폴리시별로 지출 규정을 설정할 수 있습니다.

해외 출장비 관리

해외 출장이 많은 경우 스팬딧의 플랜 보고서를 통해 출장 품의서를 작성할 수 있습니다. 플랜 보고서는 사전 품의와 지출결의서를 하나의 보고서에서 처리할 수 있는 기능입니다. 승인받은 출장 품의서는 그대로 지출결의서로 전환되어 실제 지출한 내역을 추가할 수 있습니다. 이 경우 사전 품의한 내용과 실제 지출한 내역을 한번에 대사할 수 있기 때문에 담당자가 수기로 검토하는 시간이 크게 줄어듭니다.

또한, 플랜 보고서를 활용하면 출장 시 매번 예산안을 작성하지 않아도 됩니다. 미리 급지별, 출장 유형별로 다양한 예산을 미리 세팅해둘 수 있기 때문입니다. 덕분에 출장 시 사전에 배정된 예산을 클릭해주면 별도 예산 작성 과정을 생략할 수 있습니다.

스팬딧은 법인카드 데이터 서비스(EDI)를 지원합니다. 해외 결제 건도 매입내역으로 2~3일 내로 정확한 데이터를 제공합니다. 카드사 매입 처리 시 수수료 등을 포함한 최종 결제 금액을 제공하기 때문에 청구 금액과 동일한 해외 내역을 확인할 수 있습니다.

다양한 통화 지원(매일 환율 연동)

대한민국 세법상 해외 지출 내역을 원화로 표현할 경우, 서울외국환중개 매매기준율 적용하도록 규정하고 있습니다. 스팬딧은 아래 23개 통화에 대해 한국 수출입은행에서 제공하는 실시간 환율 정보를 적용하고 있습니다.

AED, AUD, BHD, BND, CAD, CHF, CNY, DKK, EUR, GBP, HKD, IDR, JPY, KRW, KWD, MYR, NOK, NZD, SAR, SEK, SGD, THB, USD

그밖의 148개 통화는 CurrencyLayer API에서 제공하는 환율이 적용됩니다.

환율 정보는 지출일을 기준으로 하며, 매일 낮 12시 경에 업데이트됩니다. 보고서 단위로 환율을 적용할 수도 있으며, 폴리시 탭에서 ‘환율 지정’ 기능을 사용할 수 있습니다. 환율 지정이 적용된 보고서 내 모든 지출에 동일하게 보고서 환율 기준이 적용됩니다.

클라우드 기반 SaaS

스팬딧은 클라우드 기반 SaaS(Software as a Service)입니다. 해외 법인과 국내 본사가 서로 다른 툴을 사용할 경우 비용 가시성이 떨어질 수 있습니다. 온프레미스(구축형) 솔루션을 사용할 경우, 해외 법인의 경우 유지보수가 어려울 수 있지만, 스팬딧은 설치나 구축이 필요 없기 때문에 전세계 어디서나 업무를 처리할 수 있습니다. 해외 사용자를 위한 스팬딧 영어 버전도 제공하고 있습니다.

또한, 스팬딧은 스팬딧 Open API를 통해 각국의 다양한 ERP와 모두 연동할 수 있습니다. 대표적인 ERP인 SAP, 더존, 오라클 등과 직접 연동이 가능하며, 연동을 통해 국내외에서 발생한 전표를 ERP에 자동으로 입력할 수 있습니다. ERP 연동 외에도 슬랙을 연동하거나 SSO(Single Sign On)를 통한 간편 로그인도 지원하고 있습니다.

Pain Point & 스팬딧 해결 포인트

	AS-IS	TO-BE
회계 기준 및 세법의 차이	국가마다 세법, 규정이 달라서 일원화된 비용 정책을 설정하고 적용하기 어려움	폴리시 기능을 통해 국가, 법인별 별도의 비용 정책 설정 가능
출장비 관리의 어려움	수기나 엑셀로 출장 품의 작성 및 실제 지출 내역과 일일히 대사	플랜 보고서를 통해 미리 배정된 예산안을 원클릭으로 배정 출장 품의와 지출결의를 한번에 비교 가능
환율 변동 리스크	환율 적용이 원활하지 않을 경우, 본사 입장에서 비용이 증가하거나 감소하는 상황 발생	한국 수출입은행에서 제공하는 실시간 환율 정보 적용
유지보수의 어려움	온프레미스(구축형)의 경우, 해외 법인에 솔루션을 구축하거나 유지보수하기 어려움	클라우드 기반 SaaS로 전세계 어디서나 구축, 설치 없이 업무 가능